3.1 Paragraaf bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering is ons vak. Wij denken met u mee!                
Informatietechnologie, HR-beleid, facilitaire ondersteuning en financiële, juridische advisering en communicatie zijn onmisbaar voor beleidsvorming en de uitvoering. We werken aan het veranderen en verbeteren van de organisatie in het programma organisatieontwikkeling. In onze organisatie houden we rekening met de behoeften die er leven bij de inwoners, organisaties en bedrijven. Naast de maatschappelijke opgaven, politiek-bestuurlijke ambities en opgaven en trends en ontwikkelingen in de samenleving geeft dit een complex werkveld. Dit vraag om een flexibele inzet van medewerkers waarbij onze rollen niet meer zo vanzelfsprekend zijn als ze ooit waren. In 2024 bouwen we verder op het fundament dat we op basis van de evaluatie startorganisatie hebben gelegd. We leggen daarbij het komende jaar de focus op eigenaarschap, verbeteren dienstverlening en verbeteren van de kwaliteit van de te leveren adviezen en producten.

Het domein bedrijfsvoering ondersteunt op integrale wijze de gemeentesecretaris, directie, teamleiders en medewerkers bij het uitvoeren van hun werkzaamheden op het gebied van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, juridische zaken en huisvesting. Het domein bedrijfsvoering anticipeert hierbij zo veel mogelijk op de ontwikkelingen in het primaire proces en neemt hierbij het voortouw om deze ontwikkelingen te inventariseren en te vertalen naar de bedrijfsvoering.

We willen een aantrekkelijke en gelukkige werk- en leefomgeving creëren. Daarom stellen we onze inwoner centraal. En werken we toe naar een toekomstbestendige organisatie waar medewerkers werken op basis van de 3V’s; vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid werken.

Om resultaten te behalen voor onze inwoners, bedrijven en organisaties is het belangrijk dat we voldoende en goed gekwalificeerde medewerkers hebben. Daarom werken we in 2024 als organisatie aan het professionaliseren van de organisatie. 
We gaan in het kader van de ontwikkeling van de organisatie in 2024 werken aan het thema professionaliteit door:

• Het verder doorvoeren van de verbeterpunten die zijn voortgekomen uit de evaluatie van de startorganisatie (2022), de uitkomsten van het medewerkersonderzoek (2023), inwonersonderzoek (2023) en de training eigenaarschap en bondgenootschap die iedere medewerker in 2023 heeft gevolgd;
• Structureel verbeteren van de dienstverlening en het realiseren van de
  (bedrijfsvoerings)voorwaarden die daarvoor nodig zijn;
• Het verbeteren van het besluitvormingsproces;
• Meer aandacht voor integriteit;
• Ontwikkelen van vaardigheden van de toekomst;
• Inzet op resultaatgericht werken en het versterken van eigenaarschap.

Vitaal werken met een gezonde werkbalans
Duurzame inzetbaarheid
We willen dat onze mensen lang gezond kunnen doorwerken, veerkrachtig zijn en
verandervermogen hebben en daarom gaan we in 2024 de medewerkers ondersteunen en zo
mogelijk faciliteren. 

• Ieder team besteedt specifiek aandacht aan een gezond werkklimaat. We ondersteunen en stimuleren aandacht voor vitaal werken;
• Het management is getraind in het aangaan van het gesprek over vitaliteit en gezond blijven;
• In het functionerings- en voortgangsgesprek besteden teamleider en medewerker aandacht aan een gezonde werk-privébalans;
• In ons opleidingsprogramma is informatie gericht op vitaliteit opgenomen;
• Op intranet is een platform ingericht over loopbaan, energie en ontwikkelen (LEO).

Het streefverzuimcijfer over 2024 algeheel wordt gesteld op 5%.

Inclusief werkgeverschap
Er is plaats is voor iedereen binnen onze gemeente, ongeacht afkomst, beperking, geaardheid of andere kenmerken. Onze uitingen richting de arbeidsmarkt zijn ingericht op het inclusief werkgeverschap. We streven ook in 2024 naar het behalen van het wettelijk quotum voor het in dienst hebben van medewerkers vanuit een achterstandsituatie. Inclusiviteit is onderdeel van de arbeidsmarktcampagne. De gemeente Midden-Groningen heeft de charter inclusiviteit in 2023 ondertekend. Op basis van de charter wordt er een plan van aanpak opgesteld.

Mobiliteitsbeleid ontwikkelen en implementeren
Door de snelle veranderingen in de wereld vraagt onze organisatie om flexibele medewerkers. Daarbij komt dat de arbeidsmarkt voor verschillende essentiële functies krap is. Om hierop in te spelen ontwikkelen wij een mobiliteitsbeleid. Hiermee willen wij ook kansen geven aan onze medewerkers om zich verder te ontwikkelen in hun loopbaan.

• We ontwikkelen het systeem van SPP verder als instrument voor mobiliteit;
• Er worden trainingen georganiseerd voor en van medewerkers;
• Teamleider en medewerkers bespreken de mobiliteitswensen en –mogelijkheden; 
• We bevorderen de mobiliteit voor de interne medewerker;
• HR faciliteert loopbaanonderzoeken en –opleidingen.

Leren en ontwikkelen
Het succes van een organisatie is sterk afhankelijk van de kwaliteit (kennis en vaardigheden) van de medewerkers. Het is de verplichting van de werkgever om de medewerkers te stimuleren en te ondersteunen in zijn/haar professionele ontwikkeling.

• Er wordt een beleidsvisie op leren en ontwikkelen gemaakt. Uitgangspunt daarin is dat de ambtelijke organisatie een lerende organisatie wil zijn;
• Teamleiders maken afspraken met de medewerkers over te volgen trainingen en opleidingen;
• Wij bieden opleidingen aan;
• Via het programma Organisatieontwikkeling wordt een opleidings- en trainingsprogramma aangeboden ter ondersteuning van de organisatieontwikkeling.

Arbeidsmarktstrategie en werkgeversimago
De (gemeentelijke) overheid heeft het moeilijk in het zoeken en vinden van goed opgeleide en gekwalificeerde medewerkers. Het doel is om strategisch de arbeidsmarkt te benaderen, waardoor wij in staat zijn om alle vacatures kwalitatief en kwantitatief goed in te vullen. Hiervoor is een strategie ontwikkeld en geïmplementeerd. Deze wordt jaarlijks geactualiseerd om goed in te spelen op de arbeidsmarkt. De basis van deze strategie is om door het uitstralen van een goed en aantrekkelijk werkgeversimago met aantrekkelijke werkzaamheden mensen te interesseren voor het werken bij onze organisatie. Door het versterken van onze organisatie als aantrekkelijk werkgever willen wij ook de medewerkers aan onze organisatie binden. We zetten in op het aantrekken van jonge medewerkers. We hebben hiervoor een traineetraject ontwikkeld. Daarnaast faciliteren wij de deelname van jonge medewerkers aan het Young Professional programma.

Indicator: vervulde en nog openstaande vacatures.

De basis door ontwikkelen
Een goede basisadministratie en goed werkende, efficiënte werkprocessen is een basisvoorwaarde voor een goed functionerende organisatie. 

• We werken structureel aan het verbeteren van de basis op orde;
• HR zet in op de verdere implementatie van E-HRM met digitale processen;
• Verder ontwikkelen van het HR- dashboard;
• De pilot van het van de CAO-gemeenten afwijkend gemeentelijke waarderingsbeleid wordt geëvalueerd. Aan de hand van de uitkomsten van de evaluatie vindt besluitvorming over het al dan niet continueren van deze uitzonderingssituatie.

In 2020 is de I&A-visie 2020-2023 vastgesteld. In de I&A-visie 2020-2023 werden voor de komende paar jaar de voor onze gemeente relevante ICT-ontwikkelingen geschetst. Dat doen we door de ICT-ontwikkelingen langs zes sporen uit te werken:

• Goede en betrouwbare dienstverlening;
• Regievoering en ketensamenwerking;
• De data gedreven gemeente;
• Doorontwikkeling bedrijfsvoering;
• De basis op orde;
• Doorontwikkeling van de informatiefunctie.

Voor de periode 2024-2026 wordt een nieuwe I&A-visie opgesteld die voor die periode leidraad wordt. In deze visie zullen in ieder geval de volgende onderwerpen worden opgenomen:

• Digitale dienstverlening;
• Grip op informatie en gegevens, inclusief het gebruiken van data om beslissingen te nemen en/of beleid op te stellen;
• Digitalisering en digitale samenwerking;
• AI (Artificiële intelligentie) en robotisering;
• Informatiewetgeving.

Daarnaast is er de projectenkalender die jaarlijks wordt geactualiseerd. In de projectenkalender zijn momenteel onder andere opgenomen:

• Implementatie systemen sociaal domein: Wmo, werk, inkomen en re-integratie en regiesysteem sociale teams;
• Implementatie financieel systeem.

Aanbesteding nieuw financieel systeem 
We besteden in 2023 het financieel systeem aan en implementeren deze in 2024. 
Vanaf 1 januari 2025 werken we met een nieuw financieel systeem. Hiermee maken we de dienstverlening naar de organisatie, bestuur en budgethouder toekomstbestendig. 

Doorontwikkeling van de Planning & Control documenten en het systeem Pepperflow 
Sinds enkele tijd werken we voor de Planning & Control documenten met het systeem Pepperflow.
In 2024 willen we in navolging van de herinrichting van de vereenvoudigde administratie in 2023, de Planning & Control documenten en het systeem Pepperflow door ontwikkelen. Hiermee verbeteren we de P&C-documenten en leveren deze op tijd en kwalitatief verbeterd aan ons gemeentebestuur en uw raad. 
 
Bevorderen juridische kwaliteit
Ter ondersteuning van de juridische advisering heeft de gemeente de afgelopen jaren gebruik gemaakt van de diensten van Yspeert Advocaten. Dit contract loopt in februari 2024 af. De gemeente verkent de mogelijkheden om in 2024 opnieuw gebruik te maken van een huisadvocaat. 

Specialisatie juridische zaken
Juridische zaken gaat zich in 2024 per tweetal specialiseren in verschillende rechtsgebieden. Hiermee wordt beoogd om beter te kunnen voldoen aan de complexiteit van de verschillende vraagstukken en de continuïteit van de advisering te kunnen borgen, gelet op de schaalgrootte van de gemeente. 

Toekomstbestendige inkoopafdeling
Er wordt verkend hoe de inkoopafdeling moet worden ingericht om toekomstbestendig te zijn en te kunnen voldoen aan veranderende vraagstellingen (bijvoorbeeld in het kader van duurzaamheid) binnen inkoop. In 2024 zal aan deze verkenning en implementatie uitvoering worden gegeven. 

Juridische- en inkoopkennis van de organisatie vergroten 
Voor de verdere professionalisering van de juridische- en inkoopkennis in de organisatie wordt in 2024 een jaarlijks terugkerend opleidingsplan geïmplementeerd. In dit opleidingsplan kunnen medewerkers van de gemeente per kwartaal diverse opleidingen volgen om de kennis te vergroten. Hiervoor wordt aangesloten bij het introductieprogramma van HR voor nieuwe medewerkers. Deze opleidingen worden gegeven door leden van het team Juridische Zaken en Inkoop. 

De inwoner staat centraal
Iedere inwoner heeft het recht om te begrijpen wat de gemeente doet. Het communiceren met inwoners in begrijpelijke taal is daarbij van groot belang. Door informatie te delen, ludieke acties en hulpmiddelen te organiseren maakt het team Communicatie de organisatie bewust van het belang van begrijpelijke taal en helpt hen bij de toepassing hiervan. 

Het contact met de media is van groot belang om met inwoners te communiceren. Er is regelmatig actief en op verzoek contact met de regionale en landelijke media. Journalisten worden voorzien van informatie door reguliere persgesprekken, persberichten en persuitnodigingen. 

Door op de ingeslagen weg om begrijpelijk te communiceren
Verbeteren online dienstverlening 
In 2024 wordt de onlinedienstverlening verder geoptimaliseerd. Door monitoring van de communicatiekanalen en verder te werken aan de verbetering van de digitale bereikbaarheid voor alle doelgroepen.

Digitoegankelijkheid
In 2021 is de gemeentelijke website getoetst op toegankelijkheid. Deze onderzoeksresultaten zijn drie jaar geldig, waardoor er in 2024 opnieuw onderzocht wordt of de gemeente voldoet aan alle wettelijk gestelde digitale toegankelijkheidseisen. De resultaten worden gepubliceerd en bepalen mede de uitgangspunten voor het verbeteren van de website.

Begrijpelijk communiceren
Ook in 2024 blijft begrijpelijke taal de norm voor de on- en offline communicatiekanalen van de gemeente. Hiervoor wordt opnieuw een jaarplan gemaakt in samenwerking met de interne werkgroep Begrijpelijke taal. De tool Klinkende Taal wordt voor alle medewerkers beschikbaar gemaakt. Hiermee kunnen alle medewerkers de leesbaarheid van teksten verbeteren.

Verdere professionalisering team Communicatie
De uitgangspunten van het collegeakkoord zijn: de inwoner staat centraal, iedereen doet mee en een prettige woon-, werk- en leefomgeving. Communicatie draagt hieraan bij. In 2024 wordt een communicatievisie voor de gemeente Midden-Groningen opgesteld, waarbij die onderwerpen ook uitgangspunt zijn. 

Door intern nog meer te werken met een goed intakeformulier kan team Communicatie de organisatie nog beter adviseren en ondersteunen bij het luisteren naar de samenleving, wat er leeft, daarop reageren en anticiperen.

Integriteit
Integer handelen is een voorwaarde om bij de overheid te kunnen werken. Het integriteitsbeleid is nu vastgesteld en we gaan werken volgens dit beleid. Onze organisatie heeft een externe vertrouwenspersoon. Medewerkers melden hun nevenfuncties en financiële belangen.

Fraude 
In 2024 wordt er net als andere jaren gestuurd op het voorkomen van fraude. Dit doen we door te sturen op algemeen voorkomende frauderisico’s bij gemeenten: 

• Management beïnvloeding: het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management;
• Het risico aanbestedingen te gunnen aan bevriende partijen (corruptie);
• Grondverkopen tegen niet-marktconforme prijzen (corruptie);
• Het niet volledig of onterecht verantwoorden van opbrengsten van inkomende subsidies;
• Onterechte betalingen door onvoldoende beheersmaatregelen in het betaalproces.

Beleid rond Misbruik en Oneigenlijk Gebruik 
In de nota Misbruik en Oneigenlijk Gebruik (nota M&O) is vastgelegd dat de organisatie in de jaarrekening rapporteert over misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen. De verantwoordelijkheid voor het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik ligt vooral bij de eerstelijns teams. Door beheersmaatregelen en interne controles in te bouwen in werkprocessen wordt rekening gehouden met het zoveel mogelijk voorkomen van de mogelijkheid voor misbruik en oneigenlijk gebruik. 

Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid
Volgens de onderzoeksverordening 213a voert het college jaarlijks een onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van een organisatieonderdeel of proces. Voor 2024 wil het college een onderzoek uitvoeren naar de uitkomsten van het project ‘Zo doen we dat in Midden-Groningen’. Dit project is in 2022 gestart om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. De auditcommissie ontvangt eind 2023 een uitgewerkte onderzoeksopzet. 

Planning & Control
De Tweede Kamer heeft ingestemd met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2023. Dit betekent dat het college voor het eerst bij de jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording zal afgeven, waar voorheen de (externe) accountant controleerde of de gemeente de wet- en regelgeving heeft gevolgd en rechtmatig heeft gehandeld. Uw raad heeft de kaders met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording in juni 2021 vastgesteld. Hierin is ook toegelicht hoe de organisatie met het zogenaamde three lines of defence model de controle op rechtmatigheid vormgeeft. Eind 2023 worden het controleprotocol en normenkader aan uw raad voorgelegd. Hierin worden de toleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 vastgesteld. 

De basis voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn de interne controle rechtmatigheid die intern worden uitgevoerd. Deze controles werden ook al uitgevoerd in eerdere jaren, toen het rechtmatigheidsoordeel nog door de accountant werd afgegeven. In deze werkwijze wijzigt niet veel nu de rechtmatigheidsverantwoording door het college van Burgemeester en Wethouders wordt afgegeven. Een deel van de interne controles worden nu nog uitgevoerd door het team concern control. In 2024 willen we de uitvoering van deze controles steeds meer beleggen in de lijn. Daarnaast willen we in 2024 een stap zetten door meer thematische controles uit te voeren en ons meer te richten op de risicovolle processen dan wel processen waar eerder bevindingen zijn geconstateerd.