Enkele maanden voor het verlopen van een (reis)document worden inwoners geïnformeerd per brief. In deze brief staat alle informatie die nodig is om eenvoudig een afspraak te maken voor de aanvraag van een nieuw document. Door inwoners proactief te informeren, worden zij tijdig geattendeerd op het aflopen van hun reisdocument. Dit draagt niet alleen bij aan een goede dienstverlening, maar helpt de gemeente ook om de paspoortenpiek beter te reguleren en de aanvragen gelijkmatiger over het jaar te spreiden. Hierdoor kunnen inwoners tijdig worden geholpen en blijven de wachttijden zo beperkt mogelijk.