Doelstellingen zijn verbetering van de ondersteuning naar budgethouders, efficiëntere werkprocessen en vereenvoudiging van de inrichting van het systeem.
Verplichtingen administratie verder implementeren
We voeren een verplichtingen administratie in om, op elk moment in het jaar, de prognose van de kosten beter te kunnen inschatten. In 2022 is op basis van de evaluatie bij Integraal Beheer Openbare Ruimte besloten om nog een aantal teams te benaderen voor de invoering van een verplichtingenadministratie. Dat heeft in 2022 ertoe geleid, dat meerdere teams gebruik maken van de geboden mogelijkheid. We doen dit voorlopig op basis van behoefte bij de teams, maar streven richting toekomst naar een steeds naar brede invoering.
Herinrichting van de financiële administratie
We investeren in het herinrichten en het benutten van de functionaliteiten van het financieel systeem.
In 2022 is de financiële administratie opnieuw ingericht en waar mogelijk vereenvoudigd. De vereenvoudigde administratie is per 1-1-2023 in gebruik genomen. Dit moet leiden naar beter gestructureerde informatievoorziening uit het financieel systeem.
Optimaliseren van de Planning & Control documenten
Tegelijk met de inrichting van het financiële systeem is ook de planning van de P&C-cyclus beter gestroomlijnd en zijn de verantwoordelijkheden van alle betrokkenen beter in beeld gebracht. Alle reguliere P&C-documenten zijn in 2022 op tijd en kwalitatief verbeterd aangeleverd aan ons gemeentebestuur en door uw raad vastgesteld.
Van adviseur naar businesspartner
We willen de afstemming tussen adviseurs en budgethouders verbeteren en structureren. De uitkomsten van het traject van adviseur naar businesspartner nemen we daarin mee. Naast de reguliere ondersteuning en advisering richten we ons op heldere advisering en ondersteuning van programma’s en projecten.
In 2022 is er aandacht besteed aan de rol van de financiële adviseurs in relatie tot de budgethouders. Er vinden periodieke gesprekken tussen beiden plaats.
Doorontwikkeling hervorming team facilitair
In 2022 is er een nieuwe basis gelegd voor de facilitaire dienstverlening. Met het leggen van de nieuwe basis staat de klant centraal en wordt er ingezet op continue verbetering van de dienstverlening. Naast de centralere rol van de klant wordt er geïnvesteerd in de relatie met onze leveranciers. Zo hebben in 2022 de eerste leveranciersgesprekken plaatsgevonden. Het doel van deze gesprekken is het toetsen en eventueel bijstellen van de afspraken om vraag en aanbod beter op elkaar aan te laten sluiten en de dienstverlening aan de klant te verbeteren. Uiteraard met als doel te voldoen aan de aanbestedingswet /voorkomen van onrechtmatigheid. Naast investeren in de klant en de leveranciers is er in 2022 ook geïnvesteerd in het team. Eind 2022 is een teamleider aangesteld voor zowel het team Facilitair als Gebouwenbeheer. Een overkoepelende teamleider moet de samenwerking bevorderen, maar zorgt er ook voor dat de teams zich gezamenlijk kunnen doorontwikkelen.
Bevorderen juridische kwaliteit
Juridische zaken en inkoop bevordert de juridische kwaliteit van de te leveren producten en diensten, zodat deze voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Door juridisch advies te bieden bij beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering wordt het bestuur en de organisatie ondersteund. Met het binnenhalen van een huisadvocaat, Yspeert Advocaten, is ingezet op een tweetal doelen. Allereerst de beheersing van de kosten voor externe juridische diensten en ten tweede het verhogen van de juridische kwaliteit in de organisatie. Na anderhalf jaar samenwerking met de huisadvocaat zien we steeds meer partnerschap ontstaan waardoor de juridische kwaliteit is verhoogd. In 2022 zijn er diverse cursussen gegeven aan de juristen om de kennis in de organisatie te verdiepen.
Doorontwikkeling inkooporganisatie
Wij zijn in het afgelopen jaar verder gegaan met de doorontwikkeling van de inkooporganisatie. In 2022 zijn er onder andere aanbestedingsjuristen intern opgeleid en heeft ook de inkoopafdeling belangrijke stappen gezet om een professionele inkooporganisatie neer te zetten.