3.9 Paragraaf Wet open overheid (Woo)

De Wet Open Overheid (hierna Woo genoemd) is ingegaan per 1 mei 2022. Het doel van de Wet open overheid (Woo) is:

• een transparanter en actief openbaar makende overheid;
• het dienen van het belang van openbaarheid;
• publieke informatie openbaar maken.

Dit versterkt de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en de economische ontwikkeling. Bij de invoering van de WOO gaat het om 3 grote veranderingen ten opzichte van de oude WOB (Wet Openbaarheid Bestuur):

1. De maximale doorlooptijd van WOO-verzoeken t.o.v. WOB-verzoeken:
De maximale doorlooptijd van WOO-verzoeken t.o.v. WOB-verzoeken is verkort van 4 weken met 4 weken verlenging (totaal 8 weken) naar 4 weken met 2 weken verlenging (totaal 6 weken). Dat vraagt extra aandacht om ervoor ter zorgen dat de teams die de WOO-vragen moeten beantwoorden dit binnen de wettelijke termijn van maximaal 6 weken doen. 

2. Het actief openbaar maken van 11 informatiecategorieën op een landelijk platform d.m.v. een verwijsindex:

• Bereikbaarheidsgegevens van de organisatie
• Vergaderstukken raad
• Convenanten
• WOO-verzoeken
• Bestuursstukken (college van B&W)
• Wet- en regelgeving
• Adviezen van adviescolleges
• Jaarplannen en -verslagen
• Onderzoeken
• Beschikkingen
• Klachten

De 11 categorieën moeten in een periode van 5 jaar actief openbaar gemaakt worden. De overheid heeft in 2023 de eerste 4 categorieën van de 11 aangewezen om vanaf 2023 te realiseren. Het is verplicht deze informatiecategorieën te publiceren na het Koninklijk Besluit hierover.  De staatssecretaris van Koninkrijksrelaties en Digitalisering maakte op 6 juni 2024 in een brief aan de Tweede kamer bekend dat de volgende categorieën bij Koninklijk Besluit per 1 november 2024 door de overheid actief openbaar gemaakt moeten worden:

• Wetten en algemeen verbindende voorschriften (artikel 3.3, eerste lid onder a, van de Woo);
• Overige besluiten van algemene strekking (artikel 3.3, eerste lid, onder b, van de Woo);
• Organisatie en werkwijze (artikel 3.3, eerste lid, onder d, van de Woo);
• Bereikbaarheidsgegevens (artikel 3.3, eerste lid, onder e, van de Woo);
• Vergaderstukken Staten-Generaal (artikel 3.3, tweede lid, onder b, van de Woo).

Daarmee was dus sprake van andere informatiecategorieën dan tot dan toe gecommuniceerd door de centrale overheid. Voor gemeenten zijn alleen de eerste vier categorieën van toepassing.  De informatie behorend bij deze 4 categorieën wordt door Midden-Groningen in 2024  al actief openbaar gemaakt.

3. Het op orde brengen van de informatiehuishouding van het bestuursorgaan
De VNG heeft dat vertaald naar eisen voor het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Belangrijke onderdelen hierin zijn:

• Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening.
• Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd.
• Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering.
• Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten zoals whatsapp en SMS.
• Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal ingericht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld).
• Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling.
• Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld.

Een overzicht van de aantallen afgehandelde Woo-verzoeken is opgenomen onderaan deze paragraaf.

Project
Voor de invoering van deze nieuwe wet is in 2022 een project gestart. Het project heeft in 2023 een impactanalyse voor de invoering opgesteld en is daarna gestart met de implementatie.  In 2024 heeft het project de volgende zaken opgeleverd:

• De processen zijn waar nodig verbeterd.
• De in 2024 aanbestede software voor het anonimiseren van gegevens en voor het publiceren van de Woo-informatie is ingevoerd.
• De invoering van de informatiecategorieën Convenanten en Woo-verzoeken is organisatorisch en technisch voorbereid, omdat dit tot juni 2024 de bij de gemeente bekende informatie was. 

Ambitieniveau met betrekking tot de informatiecategorieën Convenanten en Woo-verzoeken
Vooruitlopend op de volledige inwerkingtreding van de WOO staat het gemeenten vrij om het ambitieniveau hoger vast te stellen en meer informatie actief openbaar te maken dan waartoe de wet ons verplicht. Dit betreft een bestuurlijk besluit, dat door het college moet worden vastgesteld. We hebben in 2023 besloten om als ambitieniveau ‘Basis’ te kiezen. Dit houdt in dat alleen de door overheid aangewezen 11 categorieën beschikbaar gesteld worden en géén extra informatie. Tevens is besloten het ambitieniveau jaarlijks te herijken. Met de brief van de staatssecretaris was het niet meer verplicht de convenanten en Woo-verzoeken in 2024 te publiceren. Omdat de voorbereiding voor deze informatiecategorieën wel op schema lag heeft het college besloten deze categorieën vooruitlopend op een Koninklijk Besluit in 2025 al wel te gaan publiceren. Dit gebeurt sinds 1 november 2024.

Op orde brengen Informatiehuishouding 
Het op orde brengen van de informatiehuishouding is beschreven in de in 2024 door de directie vastgestelde digitale bewaarstrategie. De belangrijkste adviezen in de digitale bewaarstrategie zijn:

• Verbeter de informatiehuishouding als uitvloeisel van de Woo, waarbij de door de VNG genoemde 7 punten worden aangepakt. Belangrijk hierin zijn vooral de archivering van informatie in applicaties en van E-mail en Whatsappberichten.
• Pak de geïnventariseerde knelpunten op voor zover die niet punt 1 aan bod komen. Belangrijk hierin zijn vooral de archivering van de nieuwe Microsoft365-omgeving, de oude netwerkschijven, beheermaatregelen voor aanbesteding en uitfasering van applicaties, en de invoering van hotspots.
• Zorg dat nieuwe wet- en regelgeving op de juiste manier wordt meegenomen. Dat betreft vooral de Woo, de nieuwe archiefwet en andere nieuwe informatiewetten.

Het project Digitale bewaarstrategie heeft een planning opgesteld waarin deze punten in 2 jaar worden opgepakt.