3.9 Paragraaf Wet open overheid (Woo)

De Wet Open Overheid (hierna Woo genoemd) is ingegaan per 1 mei 2022. Het doel van de Wet open overheid (Woo) is: 

  • een transparanter en actief openbaar makende overheid;
  • het dienen van het belang van openbaarheid;
  • publieke informatie openbaar maken.

Dit versterkt de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en de economische ontwikkeling.

Bij de invoering van de WOO gaat het om 3 grote veranderingen ten opzichte van de oude WOB (Wet Openbaarheid Bestuur): 

  1. De maximale doorlooptijd van WOO-verzoeken t.o.v. WOB-verzoeken is verkort van 4 weken met 4 weken verlenging (totaal 8 weken) naar 4 weken met 2 weken verlenging (totaal 6 weken). Dat vraagt extra aandacht om ervoor ter zorgen dat de teams die de WOO-vragen moeten beantwoorden dit binnen de wettelijke termijn van maximaal 6 weken doen. 
  2. Het actief openbaar maken van 11 informatiecategorieën op een landelijk platform d.m.v. een verwijsindex:
    1. Bereikbaarheidsgegevens van de organisatie;
    2. Vergaderstukken raad;
    3. Convenanten;
    4. WOO-verzoeken;
    5. Bestuursstukken (college van B&W);
    6. Wet- en regelgeving;
    7. Adviezen van adviescolleges;
    8. Jaarplannen en -verslagen;
    9. Onderzoeken;
    10. Beschikkingen;
    11. Klachten.

De 11 categorieën moeten in een periode van 5 jaar actief openbaar gemaakt worden. 

Sinds november 2024 maakt de gemeente de volgende bij Koninklijk Besluit verplichte informatiecategorieën actief openbaar: 

  • Wetten en algemeen verbindende voorschriften (artikel 3.3, eerste lid onder a, van de Woo);
  • Overige besluiten van algemene strekking (artikel 3.3, eerste lid, onder b, van de Woo);
  • Organisatie en werkwijze (artikel 3.3, eerste lid, onder d, van de Woo);
  • Bereikbaarheidsgegevens (artikel 3.3, eerste lid, onder e, van de Woo); 
  • Vergaderstukken Staten-Generaal (artikel 3.3, tweede lid, onder b, van de Woo).

De nog niet verplichte informatiecategorieën Convenanten en Woo-verzoeken worden sinds begin 2025 ook gepubliceerd, omdat de voorbereiding daarvoor al afgerond was in 2024. Voor 2025 heeft de overheid een indicatieve planning afgegeven voor de verplichte realisatie van nieuwe informatiecategorieën. Dit heeft nog niet geleid tot een definitieve planning van bij Koninklijk Besluit verplicht te publiceren nieuwe informatiecategorieën. De verwachting is dat dit in 2026 zal zijn. 

3.       Het op orde brengen van de informatiehuishouding van het bestuursorgaan
De VNG heeft dat vertaald naar eisen voor het duurzaam toegankelijk maken van informatie.  

Belangrijke onderdelen hierin zijn: 

    • Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening. 
    • Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd. 
    • Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering. 
    • Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten zoals whatsapp en SMS. 
    • Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal ingericht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld). 
    • Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling. 
    • Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld. 

Afhandeling Woo-verzoeken 

Project
Voor de invoering van deze nieuwe wet is in 2022 een project Woo gestart. In 2025 heeft het project de publicatie van de volgende informatiecategorieën voorbereid: 

  • Bestuursstukken (college van B&W): agenda’s en besluitenlijsten;
  • Wet- en regelgeving: ontwerpen van wetten;
  • Adviezen van adviescolleges;
  • Jaarplannen en -verslagen;
  • Beschikkingen.

De verwachting is dat deze categorieën of een deel ervan in 2026 gepubliceerd gaan worden. 

Op orde brengen Informatiehuishouding
Het op orde brengen van de informatiehuishouding is beschreven in de in 2024 door de directie vastgestelde digitale bewaarstrategie. De belangrijkste adviezen in de digitale bewaarstrategie zijn: 

  1. Verbeter de informatiehuishouding als uitvloeisel van de Woo, waarbij de door de VNG genoemde 7 punten worden aangepakt. Belangrijk hierin zijn vooral de archivering van informatie in applicaties en van Email- en whatsappberichten. 
  2. Pak de geïnventariseerde knelpunten op voor zover die niet punt 1 aan bod komen. Belangrijk hierin zijn vooral de archivering van de nieuwe Microsoft365-omgeving, de oude netwerkschijven, beheermaatregelen voor aanbesteding en uitfasering van applicaties, en de invoering van hotspots. 
  3. Zorg dat nieuwe wet- en regelgeving op de juiste manier wordt meegenomen. Dat betreft vooral de Woo, de nieuwe archiefwet en andere nieuwe informatiewetten. 

Het project Digitale bewaarstrategie heeft een planning opgesteld waarin deze punten in 2 jaar worden opgepakt. In 2025 zijn voorbereid de invoering van een edepot-voorziening en de archivering van Email- en whatsappberichten.