3.1 Paragraaf bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering is ons vak. Wij denken met u mee!
Informatietechnologie, HR-beleid, facilitaire ondersteuning en financiële, juridische advisering en communicatie zijn onmisbaar voor beleidsvorming en de uitvoering. We werken aan het veranderen en verbeteren van de organisatie in het programma organisatieontwikkeling. In onze organisatie houden we rekening met de behoeften van onze inwoners, organisaties en bedrijven. Naast de maatschappelijke opgaven, politiek-bestuurlijke ambities en opgaven en trends en ontwikkelingen in de samenleving geeft dit een complex werkveld. Dit vraag om een flexibele inzet van medewerkers, waarbij onze rollen niet meer zo vanzelfsprekend zijn als ze ooit waren. We bouwen verder op het fundament dat we op basis van de evaluatie startorganisatie hebben gelegd. We blijven komend jaar de  focus op eigenaarschap en het verbeteren dienstverlening leggen.

Het domein bedrijfsvoering ondersteunt op integrale wijze de gemeentesecretaris, directie, teamleiders en medewerkers bij het uitvoeren van hun werkzaamheden op het gebied van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, juridische zaken en huisvesting. Het domein bedrijfsvoering anticipeert hierbij zo veel mogelijk op de ontwikkelingen in het primaire proces en neemt hierbij het voortouw om deze ontwikkelingen te inventariseren en te vertalen naar de bedrijfsvoering.

We willen een aantrekkelijke en gelukkige werk- en leefomgeving creëren. Daarom stellen we onze inwoner centraal. En werken we toe naar een toekomstbestendige organisatie waar medewerkers werken op basis van de 3V’s; vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid.
Om resultaten te behalen voor onze inwoners, bedrijven en organisaties is het belangrijk dat we voldoende en goed gekwalificeerde medewerkers hebben. Daarom werken we als organisatie aan het professionaliseren van de organisatie. We gaan in het kader van de ontwikkeling van de organisatie in 2025 daarom verder werken aan het thema professionaliteit door:

• Het verder doorvoeren van de verbeterpunten die zijn voortgekomen uit de evaluatie van de startorganisatie (2022), de uitkomsten van het medewerkersonderzoek (2023), inwonersonderzoek (2024) en de training eigenaarschap en bondgenootschap die iedere medewerker in 2023 heeft gevolgd;
• Structureel verbeteren van de dienstverlening en het realiseren van de (bedrijfsvoerings-)voorwaarden die daarvoor nodig zijn;
• Het verbeteren van de integrale samenwerking;
• Door het ambtelijk vakmanschap te versterken en het ontwikkelen van vaardigheden van de toekomst;
• Door het herhalen van het grote medewerkersonderzoek uit 2023;
• Inzet op resultaatgericht werken en het versterken van eigenaarschap.

Wij willen vormgeven aan een moderne, vooruitstrevende op ontwikkelingen inspelende organisatie. Daarin is de rol van de ambtelijke organisatie essentieel. De medewerkers zijn het kapitaal van de organisatie in het bereiken van de organisatiedoelen. Daarom willen wij in onze medewerkers investeren en hen ondersteunen en faciliteren bij deze belangrijke taak. Hiervoor hebben wij ons voor 2025 de volgende doelstellingen op het werkveld HR gesteld.

De basis

1. De medewerkers werken op alle niveaus in een gezonde en veilige werkomgeving.
2. De organisatie (directie en management en medewerkers) wordt ondersteund door een moderne, actuele, volledige, snelle en tijdige HR-administratie (personeels- en salarisadministratie). Daartoe behoren een correcte verwerking van salarissen, in- en uit-diensttredingen en met voor een goede bedrijfsvoering noodzakelijke data en gegevens.
3. Het bewaken van de formatie, de bezetting en de middelen in relatie tot de organisatiedoelen en ambities.
4. Op alle niveaus in onze organisatie zijn wij in ons handelen integer.
5. Al het handelen vanuit arbeidsvoorwaarden en rechtspositie gebeurt vanuit een rechtmatige en sociale insteek.
6. Al ons handelen richting medewerkers gebeurt vanuit het perspectief van een goed werkgeverschap.

Bevorderen van de kwaliteit van de organisatie

1. Wij zijn een organisatie waar de medewerker wordt uitgedaagd, zich kan ontwikkelen en ruimte krijgt voor opleidingen en trainingen.
2. Er is ondersteuning van de medewerkers vanuit directie en management bij het kunnen voldoen aan de vragen die de maatschappij stelt aan de gemeente en ambtelijke organisatie. Directie en management worden hierbij door HR ondersteund.
3. Via een moderne en aansprekende strategische benadering van de (krappe) arbeidsmarkt worden vacatures op het gewenste kwaliteitsniveau ingevuld.

Duurzame inzetbaarheid

1. Wij zijn een organisatie waarin medewerkers met plezier naar hun werk gaan, willen blijven werken, vitaal zijn en kunnen terugvallen op een gezonde werk- en privébalans.
2. Wij hebben een gezond werkklimaat in ieder team en gehele organisatie.
3. Ons ziekteverzuim overstijgt niet de 5%.

Inclusief werkgeverschap 

1. Onze organisatie staat en staat open voor iedereen, ongeacht afkomst, beperking, geaardheid en achtergrond.
2. Wij voldoen aan het quotum voor het in dienst hebben van medewerkers vanuit een achterstandsituatie.

Loopbaan van de medewerker

1. De medewerker wordt ondersteund bij de oriëntatie op loopbaanmogelijkheden en in het kunnen zetten van de volgende stappen daarin.

Focus 2025
Alle bovenstaande doelstellingen hebben een structureel karakter. Voor 2025 leggen wij hierbij extra de focus op de inrichting en uitvoering van de administratieve ondersteuning, het bewaken van de formatie, bezetting en de middelen in relatie tot de organisatiedoelen en ambities en het bevorderen van de kwaliteit van de organisatie en de duurzame inzetbaarheid.

We gaan voor 2025 uit van de nieuwe I&A-visie en -strategie, die op het moment van schrijven van de nieuwe programmabegroting nog in ontwikkeling is. In deze visie zullen in ieder geval de volgende onderwerpen worden opgenomen:

• Digitale dienstverlening, waarbij aangesloten wordt bij door het college vastgestelde strategienota dienstverlening. I&A richt zich daarbij op realisatie van Mijnoverheid en van digitale producten, het gebruik van data bij de digitale dienstverlening, het inzetten van AI bij dienstverlening, en het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van digitale dienstverlening.
• Grip op informatie en gegevens. De Wet Open Overheid stelt als eis dat de informatiehuishouding van overheden beter op orde gebracht moet worden. Hiervoor is een digitale bewaarstrategie opgesteld, waarin maatregelen zijn uitgewerkt.
• AI (Artificiële intelligentie). De AI-ontwikkelingen waren de afgelopen jaren stormachtig. Na een pilotfase in 2024 zal dit komende jaren uitgewerkt worden een naar nieuwe strategie, waarin uiteraard rekening gehouden wordt met Europese en landelijke wet- en regelgeving.
• Informatiewetgeving. Er is de komende jaren sprake van de nodige nieuwe wetgeving die van invloed is op de informatievoorziening en de ICT. We noemen hierbij de nieuwe archief wet, de Europese AI-Act, en mogelijk de nieuwe informatiewet. En daarnaast is sprake van bestaande wetgeving, zoals de Woo, die verder geïmplementeerd wordt.

Daarnaast wordt als uitwerking van de nieuwe visie een projectenkalender opgesteld die jaarlijks wordt geactualiseerd. 

Aanbesteding nieuw financieel systeem 
In afwijking van de doelstelling is de aanbesteding van het financieel systeem in 2024 afgerond. Dit is een jaar later dan gepland. De oorzaak hierin lag met name in de complexiteit van deze aanbesteding in relatie tot de aanbieders. Er zijn maar een beperkt aantal partijen in de markt die een financieel systeem voor een gemeentelijke organisatie beschikbaar kunnen stellen. Nu de aanbesteding is afgerond beginnen we vanaf 1 januari 2025 met de implementatie van het nieuwe financieel systeem. Vanaf 1 januari 2026 werken we met een nieuw financieel systeem. Hiermee maken we de dienstverlening naar de organisatie, bestuur en budgethouder toekomstbestendig. 

Doorontwikkeling van de Planning & Control documenten en het systeem Pepperflow 
In 2024 zijn we begonnen met de doorontwikkeling van het systeem Pepperflow om zo de Planning & Control documenten te verbeteren. In verband met de implementatie van een nieuw financieel systeem en de koppeling hiervan met het systeem Pepperflow krijgt de doorontwikkeling ook in 2025 een vervolg. Hiermee verbeteren we de P&C-documenten en leveren deze op tijd en kwalitatief verbeterd aan ons gemeentebestuur en uw raad. 

Bevorderen juridische kwaliteit
Ter ondersteuning van de juridische advisering hebben we het contract met onze externe partij met twee jaar verlengd, waarin er ook ruimte is voor doorontwikkeling van de 2e lijns advisering.

Specialisatie juridische zaken
Juridische zaken gaat zich in 2025 per tweetal specialiseren in verschillende rechtsgebieden. Hiermee wordt beoogd om beter te kunnen voldoen aan de complexiteit van de verschillende vraagstukken en de continuïteit van de advisering te kunnen borgen, gelet op de schaalgrootte van de gemeente. 

Toekomstbestendige inkoopafdeling
In 2025 wordt verder gebouwd aan het stevige fundament dat voor Inkoop in 2024 is gelegd. Nieuwe rollen, nieuwe taken en verantwoordelijkheden zijn ingericht, waaronder contractbeheer en de 1e lijns controle. Er wordt gewerkt via een aanbestedingskalender waarin de Inkoopbehoefte van de organisatie in kaart is gebracht. 

Juridische- en inkoopkennis van de organisatie vergroten 
Voor de verdere professionalisering van de juridische- en inkoopkennis in de organisatie is een jaarlijks terugkerend opleidingsplan geïmplementeerd. In dit opleidingsplan kunnen medewerkers van de gemeente per kwartaal diverse opleidingen volgen om de kennis te vergroten. Hiervoor wordt aangesloten bij het introductieprogramma van HR voor nieuwe medewerkers. Deze opleidingen worden gegeven door leden van het team Juridische Zaken en Inkoop. 

Team Communicatie speelt een sleutelrol bij het behalen van de doelstellingen van het bestuur en de organisatie. Het team bedenkt de juiste communicatiestrategie en hoe deze het beste kan worden uitgevoerd. Daarbij bewaakt team Communicatie de samenhang tussen de verschillende communicatie-uitingen en coacht de organisatie in communiceren. Hierbij houdt het team rekening met de behoefte van de inwoner, de inzet van toegankelijke (digitale) middelen en zoveel mogelijk op een interactieve manier.

Vanuit de basis op orde naar een heldere visie 
In 2024 is de visie en strategienota dienstverlening vastgesteld. Communicatie sluit hierbij aan door het uitvoeren van het online plan en het voldoen aan Europese wet- en regelgeving op het gebied van online dienstverlening. Het voldoen aan de gestelde wetgeving en strategienota is een uitdaging vanwege de beperkte capaciteit van online collega’s van team Communicatie. In de uitwerking van de strategienota en het jaarplan van team Communicatie worden prioriteiten gesteld over de opgaven die in 2025 uitgevoerd worden. Het invoeren van een nieuw intranet in 2025 valt daar sowieso onder.  

In contact zijn
Team Communicatie werkt in samenspraak met betrokkenen aan een heldere communicatievisie voor de gemeente. Hoe wil de gemeente in contact zijn met inwoners, ondernemers en andere instellingen? De communicatievisie helpt de organisatie bij het luisteren naar de samenleving, wat er leeft, daarop te reageren en te anticiperen. Zo kan de gemeente de grootst mogelijke maatschappelijke impact maken. De communicatievisie helpt team Communicatie bij het maken van keuzes, de advisering van de organisatie en geeft nog meer duidelijkheid over waar team Communicatie voor staat en wat van het team verwacht mag. 

Begrijpelijke taal
In 2025 wordt ook het toepassen van begrijpelijke taal door onze organisatie nog verder verstevigd en verankerd. De interne werkgroep ‘Begrijpelijke taal’ helpt andere medewerkers actief met het verbeteren van de leesbaarheid van teksten. Hiervoor wordt onder andere het hulpmiddel Klinkende Taal ingezet. Dit is een programma dat teksten toetst op begrijpelijke taal en waar nodig aangeeft hoe iemand een tekst kan verbeteren. Iedere inwoner heeft het recht om te begrijpen wat de gemeente doet. Met meer aandacht voor begrijpelijke taal draagt team Communicatie bij aan een toegankelijke gemeente en het herstel van vertrouwen in de overheid.

Integriteit
Integer handelen is een voorwaarde om bij de overheid te kunnen werken. Het integriteitsbeleid is nu vastgesteld en we gaan werken volgens dit beleid. Onze organisatie heeft een externe vertrouwenspersoon. Daarnaast worden er interne vertrouwenspersonen geworven. Medewerkers melden hun nevenfuncties en financiële belangen.

Fraude 
In 2025 wordt er net als andere jaren gestuurd op het voorkomen van fraude. Dit doen we door te sturen op algemeen voorkomende frauderisico’s bij gemeenten: 

• Management beïnvloeding: het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management;
• Het risico aanbestedingen te gunnen aan bevriende partijen (corruptie);
• Grondverkopen tegen niet-marktconforme prijzen (corruptie);
• Het niet volledig of onterecht verantwoorden van opbrengsten van inkomende subsidies;
• Onterechte betalingen door onvoldoende beheersmaatregelen in het betaalproces.

Beleid rond Misbruik en Oneigenlijk Gebruik 
In de nota Misbruik en Oneigenlijk Gebruik (nota M&O) is vastgelegd dat de organisatie in de jaarrekening rapporteert over misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen. De verantwoordelijkheid voor het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik ligt vooral bij de eerstelijns teams. Door beheersmaatregelen en interne controles in te bouwen in werkprocessen wordt rekening gehouden met het zoveel mogelijk voorkomen van de mogelijkheid voor misbruik en oneigenlijk gebruik. 

 

Rechtmatigheidsverantwoording
Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid
Volgens de onderzoeksverordening 213a voert het college jaarlijks een onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van een organisatieonderdeel of proces. Voor 2025 wordt een onderzoek uitgevoerd naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het contractenregister. 

Planning & Control
Met ingang van 2023 geeft het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording af. Voorheen was het oordeel omtrent de rechtmatigheid de verantwoordelijkheid van de accountant. Vanaf 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording door de accountant getoetst op juistheid. Middels de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan of de gemeente de wet- en regelgeving heeft gevolgd en rechtmatig heeft gehandeld. Over 2023 heeft het college aangegeven dat is gehandeld volgens de geldende wet- en regelgeving en daarmee rechtmatig heeft gehandeld. 
Eind 2024 worden het controleprotocol en normenkader aan uw raad voorgelegd. Hierin worden de toleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording 2024 vastgesteld.

De basis voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn de interne controles rechtmatigheid die intern worden uitgevoerd. Deze controles werden ook al uitgevoerd in eerdere jaren, toen het rechtmatigheidsoordeel nog door de accountant werd afgegeven. Mede door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben we de controleprogramma’s verbeterd en meer gestandaardiseerd. Ook worden meer controles in de lijn uitgevoerd, waarbij team concern control een toetsende rol heeft. Daarnaast voeren we meer thematische controles uit en richten we ons meer op de risicovolle processen.