3.1 Paragraaf bedrijfsvoering

De opgave voor 2023

Van startorganisatie...
Vanaf 2018 werken we in de nieuwe gemeente Midden-Groningen. Wetende dat er ondanks de goede voorbereiding op de herindeling nog verbeterpunten zouden zijn, spraken we, vanaf 1 januari 2018, van een zogenaamde startorganisatie. In de startorganisatie was de uitdaging om een nieuwe werkwijze te vinden, die aansloot bij een nieuwe gemeente met een nieuwe schaal. Dat moet groeien. In de startorganisatie werkten we in eerste instantie toe naar stabiliteit om zo goed mogelijk alle taken op het gebied van dienstverlening, beheer, beleid en bestuur te kunnen uitvoeren.

...naar ontwikkelorganisatie.
Ondertussen zijn we het stadium van de startorganisatie voorbij. We gaan in het kader van de ontwikkelorganisatie in 2023 werken aan de volgende thema's: 

  • Het doorvoeren van de verbeterpunten die zijn voortgekomen uit de evaluatie van de startorganisatie (gestart in 2022);
  • Structureel verbeteren van de dienstverlening en het realiseren van de (bedrijfsvoerings)voorwaarden die daarvoor nodig zijn;
  • Opgavegericht werken met speciale aandacht voor projectmatig- en programmatisch werken (onder andere voor het NPG);
  • Het ontwikkelen van externe gerichtheid (van buiten naar binnen);
  • Vitaal werken met een gezonde werkbalans.

De activiteiten worden uitgevoerd binnen de volgende kaders:

  • Besluit mandaat, volmacht en machtiging;
  • Kompas voor de gemeente Midden-Groningen;
  • Financiële verordening;
  • Budgethoudersregeling;
  • Inkoop- en aanbestedingsbeleid;
  • Diverse personeelsregelingen;
  • Controleverordening;
  • I&A Visie;
  • Projectportfolio I&A.

Dienstverlening
Het dienstverleningsconcept van de organisatie is gebaseerd op hostmanship (gastheerschap en vakmanschap) waarbij de relatie tussen de professional en de klant (inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties) centraal staat. De dienstverlening kenmerkt zich door: af te stemmen op de doelgroepen, continu te verbeteren, klanttevredenheid te monitoren en te investeren in co-creatie. De komende jaren zal ook in het teken staan van het voortdurend, praktisch verbeteren van de basisdienstverlening op het gebied van fysieke bereikbaarheid, telefonie, schriftelijke uitingen en digitale uitingen (inclusief sociale media).

Dienstverlening

Het dienstverleningsconcept van de organisatie is gebaseerd op hostmanship (gastheerschap en vakmanschap) waarbij de relatie tussen de professional en de klant (inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties) centraal staat. De dienstverlening kenmerkt zich door: af te stemmen op de doelgroepen, continu te verbeteren, klanttevredenheid te monitoren en te investeren in co-creatie. De komende jaren zal ook in het teken staan van het voortdurend, praktisch verbeteren van de basisdienstverlening op het gebied van fysieke bereikbaarheid, telefonie, schriftelijke uitingen en digitale uitingen (inclusief sociale media).

Communicatie

Dialoog: van buiten naar binnen 
De collegepartijen vinden het belangrijk om in gesprek met de samenleving te zijn. We willen een luisterend oor naar onze inwoners hebben en een bondgenoot zijn. Communicatie vervult hierbij een belangrijke rol. Wij stimuleren en adviseren hierin de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders. In de gemeente noemen we deze manier van werken ook wel: van buiten naar binnen werken.
Het van buiten naar binnen halen van signalen is een continu proces van team communicatie. Er zijn verschillende manieren waarop we dat doen: zo beheren wij de social media, richten wij de website in als dienstverleningskanaal, scannen we het landelijke en lokale nieuws en brengen dat naar binnen, zijn we in gesprek met de gebiedsregisseurs, Contactplein en organiseren we bijvoorbeeld (online) bewonersbijeenkomsten. Daarvoor werken we met een online monitoringsysteem en dashboard, zodat we dit structureel kunnen inzetten bij ons werk.

Dialoog: van binnen naar buiten
Communicatie heeft als taak om onze inwoners goed te informeren over en betrekken bij plannen, nieuws of over regelingen. Hiervoor beheren en ontwikkelen we onze eigen communicatiekanalen. Zo hebben we een gemeentepagina in de Regiokrant, onze eigen website en eigen accounts op Facebook, Twitter en LinkedIn. Wekelijks houden we hiermee onze inwoners op de hoogte van de ontwikkelingen en roepen we inwoners regelmatig op om ons ook te informeren. We hebben regelmatig contact met journalisten om besluiten, beleidsvoornemens en projecten actief te communiceren. Bovendien worden participatietrajecten ingezet voor bijvoorbeeld de NPG en het Versterkingsprogramma. Ook verzenden we persberichten of persuitnodigingen en ondersteunen we het bestuur bij persgesprekken om aandacht, bekendheid en/imago goed vorm te geven.

Samenwerking nodig voor goede dienstverlening
Eén van de belangrijke taken van de gemeente is het leveren van diensten aan inwoners, bedrijven en andere doelgroepen. Bijvoorbeeld paspoorten, vergunningen en uitkeringen. Deze dienstverlening regelen we bij de gemeente steeds meer digitaal, bijvoorbeeld op de website midden-groningen.nl. Om digitale dienstverlening goed te kunnen doen, is een multidisciplinaire aanpak binnen de organisatie nodig. We zetten ons daarom in om in 2023 de verschillende specialisten uit verschillende teams (nog) beter te laten samenwerken. 

Communicatie als onderdeel van participatie
We hechten steeds meer waarde om regels, beleid en oplossingen samen met onze inwoners toe te passen zodat we de (lokale) samenleving ook echt sámen met onze inwoners en ondernemers kunnen maken. Het instrument om dit te kunnen vormgeven is participatie. Communicatie maakt daar een belangrijk onderdeel van uit en speelt een sleutelrol in het succesvol opzetten van initiatieven op participatie-beleid en verordening. Communicatie is betrokken bij de opzet van een nieuwe werkmethode om dit intern vorm te kunnen geven. 

Interne communicatie
Het is van groot belang dat verschillende teams en organisatieonderdelen in contact zijn en blijven met elkaar. Goede en proactieve communicatie is dan het cement dat de organisatie stevigheid geeft. Net als voorgaande jaren blijven we aandacht geven aan het intranet (de inrichting ervan en het gebruik ervan door onze collega’s) en het thema “Begrijpelijke taal”. Vanuit team Communicatie zijn verschillende mogelijkheden ontwikkeld om collega’s bij het schrijven van teksten te coachen en te ondersteunen.

Human resource management

Ons HR-beleid richt zich op een gezonde, vitale en toekomstbestendige organisatie. Het gaat daarbij om het vergroten van de slagkracht van de organisatie bij de taakuitvoering en ontwikkeling daarvan. We richten ons zowel op de organisatie als mens, waarbij:

  • We willen dat onze mensen lang gezond kunnen doorwerken (duurzame inzetbaarheid), veerkrachtig zijn en verandervermogen hebben;
  • Er plaats is voor iedereen, ongeacht afkomst, beperking of geaardheid. We noemen dat inclusief werkgeverschap;
  • De juiste mens op de juiste plek werkt.

Dit beleid wordt verankerd in vijf centrale thema's:

  1. Ontwikkelen persoonlijk leiderschap, gezondheid en vitaliteit in relatie tot de teams;
  2. Strategische personeelsplanning en loopbaan Coördinatie; om kwaliteiten en ontwikkeling van medewerkers te matchen aan de opgaves van de organisatie;
  3. Integriteit, diversiteit en Inclusie;
  4. "Basis op orde" (regelingen updaten en voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving);
  5. Arbeidsmarktcommunicatie, werkgeversimago en recruitment.

Deze verankering wordt beleidsmatig verder ontwikkeld door uitwerking van die thema's in een aantal onderwerpen. Deze onderwerpen worden projectmatig aangepakt op basis van een jaarplan om daarna geïmplementeerd te worden in de staande lijnorganisatie.

Arbeidsmarkt en werkgeversimago
De concurrentie op de arbeidsmarkt is een belangrijk item. De (gemeentelijke) overheid heeft het moeilijk in het zoeken en vinden van goed opgeleide en gekwalificeerde medewerkers. Daarom is het belangrijk om de gemeente als aantrekkelijke werkgever in deze arbeidsmarkt neer te zetten. Daarvoor is in 2021 een arbeidsmarktcommunicatiestrategie ontwikkeld. Een krachtig punt hierin is dat onze organisatie voor medewerkers met ambitie een groot aantal aantrekkelijk en uitdagende opgaven heeft. Ook het nieuwe gemeentehuis is een sterk wapen in onze aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt. Ook in 2023 zetten we in op deze arbeidsmarktcommunicatiestrategie.

Voor bepaalde gemeentelijke functies of taken is het extra moeilijk om goed opgeleide medewerkers te krijgen. De arbeidsmarkt op deze functies is gewoon heel schaars. Daarom is het nodig om extra te investeren in het opleiden van medewerkers voor deze functies en taken. Dat doen we door goede contacten te onderhouden met opleidingsorganisaties (MBO en HBO). Daarnaast moedigen wij collega's aan om van elkaar te leren. Tot slot besteden we de komende tijd meer aandacht aan de wijze waarop wij de arbeidsmarkt benaderen. Dit doen we met een nog in te richten recruitmentteam / wervingsteam vanuit HR en Communicatie.

Ontwikkeling teams en Organisatie Ontwikkeling
De gemeente Midden-Groningen is voortdurend in beweging. Dat is ook niet vreemd in een bij tijd en wijle turbulente maatschappelijke omgeving. Om die beweging richting te geven is het meerjarige programma Organisatieontwikkeling gestart. Een belangrijk doel is dat medewerkers en teams zich de gewenste werkwijze van Midden-Groningen eigen maken. Belangrijke onderwerpen in dit verband zijn resultaatgerichtheid, eigenaarschap, competenties, kennis team- en persoonlijke ontwikkeling. Daarbij streven wij er naar dat alle teams groeien in de mate van eigenaarschap, resultaatgerichtheid en zelforganisatie.

Evaluatie van de startorganisatie. Bij de start van de gemeente Midden-Groningen is afgesproken dat de startorganisatie geëvalueerd wordt. Met startorganisatie wordt bedoeld de manier waarop de heringedeelde gemeentelijke organisatie in 2018 is ingericht. In 2022 is deze evaluatie afgerond. De voorgestelde verbeteringen worden in 2023 en de daaropvolgende jaren opgepakt.

Mobiliteitsbeleid
Het doel van ons mobiliteitsbeleid is om de juiste medewerker op het juiste moment op de juiste werkplek te hebben. We willen medewerkers helpen dat ze op een werkplek / functie zitten waar ze het beste tot hun recht komen. Dit vraagt van medewerkers en leidinggevenden dat ze voortdurend op een goede wijze met elkaar in gesprek zijn over hun kennis, vaardigheden, de opgaven, te behalen resultaten én de benodigde ondersteuning daarbij. In het Goede Gesprek is dit vorm gegeven. Als deze gesprekken resulteren in de stap naar een andere functie, zowel intern als extern, dan ondersteunen wij de medewerker hierin door begeleiding, loopbaanonderzoek, coaching en opleidingen. Ook door de behoefte aan persoonlijke ontwikkeling bij de medewerkers kan de wens ontstaan om de loopbaan in een andere functie intern of extern voort te zetten. Als werkgever hebben wij besloten de medewerker bij deze stappen te ondersteunen. Daarnaast vraagt onze organisatie om flexibele medewerkers. Meerdere mobiliteitsfaciliteiten worden ook hiervoor benut. Medewerkers krijgen ondersteuning bij het realiseren van hun loopbaanwensen. Een digitaal mobiliteitsplatform dat hen hierbij ondersteunt is operationeel. Ook neemt onze organisatie met andere gemeenten en andere organisaties in de provincie en regio deel aan websites voor mobiliteit.

Leren en ontwikkelen
We ondersteunen de ontwikkeling van de teams en de ontwikkeling van kennis en vaardigheden bij de individuele medewerker. Dat doen we door hen opleidingsmogelijkheden te bieden. Om input te krijgen op nieuwe kennis en vaardigheden wordt ruimte geboden aan stagiairs en trainees. We willen daarom het aanbieden van stageplaatsen en traineeships in onze organisatie stimuleren. Vanaf eind 2022 en doorlopend in 2023 starten er 10 trainees die verspreid over de verschillende domeinen twee jaar begeleid worden in de start van hun loopbaan. Deze trainee plekken worden gefinancierd vanuit de vrijgekomen generatiepact gelden, waarbij oudere medewerkers minder gaan werken.

Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim 
Met de ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis (Huis van Cultuur en Bestuur) is er een verbetering gekomen in de werkplekken van de medewerkers. Ook voor andere locaties wordt verkend of de huisvesting kan worden verbeterd / vernieuwd. Daarnaast wordt er ook als gevolg van de coronamaatregelen en de visie op het flexibele werken in het nieuwe gemeentehuis meer dan ooit thuis gewerkt. Wij monitoren het effect van het vele thuiswerken op de arbeidsomstandigheden van de individuele medewerker. Denk aan het inrichten van een goede werkplek thuis. We willen onze medewerkers zo goed mogelijk helpen en binnen de mogelijkheden van onze organisatie ondersteunen. In het beleid wordt uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker in combinatie met de ondersteunende en coachende rol van de teamleiders. Het eigen-regiemodel is de centrale spil in het ziekteverzuimbegeleidingsbeleid.

Flexibiliteit en werkdruk
Mede als gevolg van de coronamaatregelen maakt een groter deel van de medewerkers gebruik van de mogelijkheid om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop een individuele medewerker zijn of haar werk ervaart en heeft gevolgen voor de teamdynamiek. Ten tijde van de door de coronamaatregelen werd thuiswerken voor velen de norm. Dat gaf een (gevoel van) hogere werkdruk en soms ook verlies van aansluiting met de collega's en de organisatie. Van medewerkers wordt hierdoor een hogere flexibiliteit gevraagd. Bekend is dat zo'n ontwikkeling kan leiden tot onzekerheid en gevoel van hoge werkdruk en stress. Via het programma Organisatieontwikkeling en door implementatie van adviezen van de arbodienst wordt geïnvesteerd in deze cultuurontwikkeling, werkwijzen, omgaan met veranderingen en onderlinge samenwerking. In het opleidingsbudget wordt hiermee rekening gehouden. Via de introductie van resultaat- en ontwikkelingsgesprekken met de medewerkers worden zij ondersteund in het op een verantwoorde en gezonde wijze kunnen uitvoeren van hun taken.

Inclusief werkgeverschap
We willen een organisatie zijn waar iedereen met plezier werkt. Afkomst, beperkingen of geaardheid mogen hierin geen belemmering vormen. Het komende jaar willen we het inclusief werkgeverschap ook als onderdeel in het HR-beleid opnemen en in de praktijk verder vormgeven.

Integriteitsbeleid
Integer handelen is een voorwaarde om bij de overheid te kunnen werken. Via de ontwikkeling van een gedragscode integriteit en een klokkenluidersregeling willen wij dit ook formeel in onze organisatie verankeren.

E-HRM
Digitalisering is een speerpunt in het HRM-beleid. Ingezet wordt op stevige en actuele managementinformatiesystemen en het bieden van digitale mogelijkheden voor medewerkers en leidinggevenden. Doel is het ondersteunen van management en medewerkers bij een betere zelfredzaamheid. Hierin is al een aantal stappen gezet. In de komende jaren zal deze ontwikkeling verder worden doorgezet.

Informatisering en automatisering

In 2020 is de I&A-visie 2020-2023 vastgesteld. In de I&A-visie 2020-2023 worden voor de komende paar jaar de voor onze gemeente relevante ICT-ontwikkelingen geschetst. Dat doen we door de ICT-ontwikkelingen langs zes sporen uit te werken:

  1. Goede en betrouwbare dienstverlening;
  2. Regievoering en ketensamenwerking;
  3. De data gedreven gemeente;
  4. Doorontwikkeling bedrijfsvoering;
  5. De basis op orde;
  6. Doorontwikkeling van de informatiefunctie.

Samen met de nieuwe I&A-visie is ook een projectenportfolio vastgesteld. De projecten zijn ingedeeld naar de in de I&A-visie genoemde 6 sporen. Het projectportfolio wordt jaarlijks geactualiseerd. In het projectportfolio 2023 wordt onder andere opgenomen:

  • Aanbesteding en implementatie systemen sociaal domein: WMO, werk, inkomen en re-integratie;
  • Implementatie Raadsinformatiesysteem;
  • Implementatie Wet Open Overheid;
  • Digitale bewaarstrategie.

Informatiebeveiliging en privacy

We zijn een informatie gedreven organisatie. Zonder informatie kunnen we geen uitvoering geven aan alle rollen, taken en verantwoordelijkheden die we hebben als gemeente Midden-Groningen.
Dit betekent dat we ervoor moeten zorgen dat onze informatie voldoende beschikbaar is, integer blijft en daar waar nodig vertrouwelijk gebruikt wordt. Er zijn echter allerlei risico’s die ervoor kunnen zorgen dat de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van onze informatievoorziening wordt aangetast. Te denken valt aan externe risico’s zoals een natuurramp, aardbeving, stroomstoring, brand en criminelen die gijzelingssoftware weten te installeren of via een hack informatie stelen om hier geld mee te verdienen. En interne risico’s waarbij het onderscheid wordt gemaakt tussen bewust en onbewust. Bewust bedoelen we dan medewerkers en bestuurders die bezig zijn met frauduleuze en ondermijnende activiteiten. En onbewust medewerkers en bestuurders die onbedoeld informatie verstrekken of toegang verstrekken tot informatiebronnen aan derden. Informatiebeveiliging is risicomanagement en raakt de gehele organisatie. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is het normenkader van waaruit ook wij (net als alle andere nederlandse overheidsinstanties) onze informatiebeveiliging plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. In het najaar van 2021 heeft het college van B&W het strategische beleid informatiebeveiliging voor de jaren 2022 – 2024 vastgesteld. Begin 2022 is er intern een Chief Informatie Security Officer (CISO) aangesteld die de organisatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau helpt om de nodige risicobeperkende maatregelen te nemen op het gebied van organisatie, mens en techniek.

Privacy: bescherming van persoonsgegevens
Op het gebied van het beschermen van gemeentelijke informatie nemen persoonsgegevens en daaraan gekoppelde privacy een bijzondere plek in. Privacy is een grondrecht van ieder persoon. Om deze privacy voldoende te waarborgen nemen wij maatregelen op grond van de Algemene Wet Verordening Persoonsgegevens (AVG), Wet politiegegevens (WPG) en Basisregistratie Persoonsgegevens (BRP) en overige domeinspecifieke wetgevingen. Eind 2021 is er een Privacy Officer (PO) aangesteld die onze organisatie adviseert en ondersteunt in het verantwoord en het binnen wettelijke kaders gebruiken van persoonsgegevens. We werken hierbij risicogestuurd. De aangestelde Functionaris Gegevensbescherming toetst onafhankelijk de toepassing en naleving van de AVG.

Verantwoording
Op het gebied van informatiebeveiliging en privacy leggen we intern (naar college en Raad) en extern (naar de verschillende ministeries) verantwoording af. Hiervoor voeren we jaarlijks de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) uit waarmee we in één keer kunnen rapporteren naar de verschillende overheidsinstanties. De ENSIA wordt gecoördineerd door de ENSIA-coördinator. Ook wordt op basis van de interne informatietechnologie (IT) audits verantwoording afgelegd over de informatiebeveiliging.

Middelen
Voor het extern laten uitvoeren van (verplichte) audits en afgeven van compliance verklaringen, facultatieve externe advisering en ondersteuning en het opzetten en onderhouden van een bewustwordingsprogramma informatieveiligheid worden structurele middelen in de begroting opgenomen.

Facilitaire zaken

Team Facilitair is na de ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis haar dienstverlening aan het door ontwikkelen. Naast een nieuw gebouw zijn de werkzaamheden gewijzigd van traditioneel werkplek gebonden naar flexibel activiteit gericht werken. Het activiteitgericht werken biedt kansen voor meer samenwerking en de realisatie van een efficiënte dienstverlening. Een goed voorbeeld hiervan is de shared servicedesk waar samen met het team Automatisering de dienstverlening aan de medewerker wordt aangeboden. In 2023 vinden er in de fysieke inrichting nog enkele wijziging plaats om de zichtbaarheid van de servicedesk in de kantooromgeving te vergroten. Naast de ontwikkeling van de servicedesk zijn er ook vele verbeteringen doorgevoerd in de digitale dienstverlening van team Facilitair. De digitale dienstverlening vindt plaats via Topdesk waar medewerkers terecht kunnen voor onder andere de reservering van vergaderruimten, bestellen van bloemen, geschenken en het aanvragen van kantoorartikelen. De dienstverlening via Topdesk is altijd in ontwikkeling en er worden regelmatig verbeteringen doorgevoerd.

Naast de dienstverlening beheert team Facilitair een aantal grote contacten gerelateerd aan haar dienstverlening. Hierbij kan gedacht worden aan de inzameling van bedrijfsafval, warme drankenautomaten, schoonmaak en de beveiliging. Voor een aantal van deze contracten staan in 2023 aanbestedingen op de kalender. De grotere aanbestedingen in 2023 zijn warme drankautomaten, autolease, afval, schoonmaak van het vastgoed in eigendom van de gemeente. Naast deze aanbestedingen krijgt ook de nieuwe huisvesting van dé BWRI vorm in 2023. Ook de BWRI zal een ontwikkeling naar activiteitgericht werken door gaan maken. Het team facilitair gaat samen met de BWRI haar dienstverlening herijken passende in het nieuwe werkconcept.

Gebouwenbeheer

Voorafgaand aan de herindeling zijn alle gemeentelijke gebouwen geïnspecteerd en zijn er meerjarenonderhoudsplannen opgesteld. Direct na de herindeling heeft er een rekenkameronderzoek plaatsgevonden naar het gemeentelijk vastgoed en vastgoedbeleid. De jaren daarna is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen uit dit rekenkameronderzoek. De aanbevelingen waren gericht op de beleidsmatige uitvoering van het houden en beheren van het vastgoed. Op het gebied van beheer zijn er in de jaren na de herindeling veel veranderingen in de organisatie van het beheer aangebracht. Met name in het beheren van gegevens zijn grote stappen gemaakt. Er wordt ingezet op het regievoeren, waarin het team een transitie gaat maken van uitvoering naar een beheersmatige situatie. Het doel is om voornamelijk op afstand sturing te krijgen op het vastgoed. De sturing wil het team bereiken door haar contracten slimmer in te richten en het gegevensbeheer een nog centraler onderdeel te geven. Het verkrijgen van sturing op de contracten is iets wat een langere looptijd heeft, omdat dit afhankelijk is van de reeds afgesloten contracten en aanbestedingen.

Het gegevensbeheer gaan we verder professionaliseren en geven we een centralere rol binnen het team. Hiermee kunnen we uw raad beter informeren over het vastgoed. Dit was ook een van de punten uit het rekenkameronderzoek: “De raad wordt aanbevolen om het college te verzoeken om in de P&C-documenten informatie op te nemen die nodig is om de doeltreffendheid en doelmatigheid van de uitvoering van het vastgoedbeleid te kunnen controleren”. In deze begroting maken we een stap in de verbetering van de gegevensvoorziening over vastgoed. Vastgoed is nu nog verspreid over meerdere paragrafen maar wordt, naarmate de gegevensvoorziening verbetert, mogelijk een specifieke paragraaf. In deze begroting geven we door visualisaties en toelichting op de lopende processen een duidelijker beeld over vastgoed. We verwachten in 2023 wederom meer inhoud te kunnen geven aan vastgoed in de P&C documenten.

Planning & Control

De Tweede Kamer heeft ingestemd met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2023. De rechtmatigheidsverantwoording heeft tot gevolg dat colleges van burgemeester en wethouders zélf verantwoordelijk zijn voor de afgifte van de rechtmatigheidsverantwoording, waar voorheen de (externe) accountant controleerde of de gemeente de wet- en regelgeving heeft gevolgd en rechtmatig heeft gehandeld.

Vanaf de jaarrekening 2023 toetst de accountant de getrouwheid van de lasten en baten en balansmutaties en het college de rechtmatigheid. De accountant geeft daarbij wel een oordeel over de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording. De raad heeft de kaders met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording in juni 2021 vastgesteld. Hierin is ook toegelicht hoe de organisatie met het zogenaamde three lines of defence model de controle op rechtmatigheid vormgeeft.

In de loop van 2023 worden een op de rechtmatigheidsverantwoording aangepaste financiële verordening (verordening artikel 212 Gemeentewet) en controleverordening (verordening artikel 213 Gemeentewet) aan de raad voorgelegd. 

Juridische zaken en inkoop

Het team juridische zaken en inkoop bevordert de juridische kwaliteit van de te leveren producten en diensten zodat deze voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Ze ondersteunt het bestuur en de organisatie door juridische- en inkoopadvisering te bieden bij beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering.

De juridische advisering aan het bestuur en de organisatie vindt plaats op zowel publiekrechtelijk als privaatrechtelijk terrein. Dit betreft gevraagde advisering en ook advisering vanuit een proactieve rol. Ter ondersteuning van de juridische advisering heeft in februari 2020 een aanbesteding plaatsgevonden om te komen tot één advocatenkantoor voor juridische diensten. Yspeert Advocaten heeft deze aanbesteding gewonnen en fungeert derhalve vanaf februari als de huisadvocaat van Midden-Groningen. Met het binnenhalen van een huisadvocaat wordt ingezet op een tweetal doelen. Allereerst de beheersing van de kosten voor externe juridische diensten en ten tweede het verhogen van de juridische kwaliteit in de organisatie. Na bijna 3 jaar samenwerking met de huisadvocaat zien we steeds meer partnerschap ontstaan: advocaten en juridisch adviseurs werken samen aan complexe juridische vraagstukken. Hierdoor wordt de juridische kwaliteit verhoogd. Daarnaast draagt het team zorg voor de ondersteuning van de commissie bezwaarschriften en de behandeling van klachten. Het accent ligt hierbij op een adequate afhandeling van bezwaarschriften en klaagschriften, indien mogelijk door toepassing van de informele aanpak door de klachtbemiddelaar. Klachten worden in eerste instantie behandeld door de klachtenbemiddelaar. Indien dit niet leidt tot een aanvaardbare oplossing voor de inwoner, wordt de klacht formeel behandeld. De komende jaren, zo ook in 2023, blijven we werken aan het versterken van de rol van de klachtbemiddelaar om zodoende in een vroeg stadium te komen tot een aanvaardbare oplossing voor geschillen en het verhogen van klanttevredenheid.

Overige taken van het team zijn de afwikkeling van Woo-verzoeken, de toetsing van de elektronische bekendmaking van gemeentelijke regelgeving, behandelen van schadeclaims, regie voeren op de inzet van externe juridische inhuur, het signaleren van aflopende contracten en het begeleiden van het proces bij aanbestedingen.

Financiën

In 2023 zijn de teams Financiën samengevoegd en gaan als één team verder. De reguliere Planning & Control (P&C)-cyclus wordt in lijn met de jaarplanning uitgevoerd. De jaarplanning is gebaseerd op het wettelijk kader en de planning van de raad. We willen de cyclus verder verbeteren om de inhoudelijke informatiewaarde van de P&C-documenten te verstevigen. Ook digitaliseren we steeds meer van onze P&C-documenten, die ook op deze wijze verstrekt worden.

We hebben het afgelopen jaar gewerkt aan de herinrichting van de financiële administratie. Deze herinrichting resulteert in een vereenvoudiging en vermindering van de administratieve lasten. De herinrichting wordt in 2023 geïmplementeerd en gemonitord. De verbetering van sturingsmogelijkheden door een tijdige verstrekking van financiële informatie op het juiste niveau is hierbij het uitgangspunt. Net als de afgelopen jaren richten we ons, naast de reguliere advisering, op heldere advisering en ondersteuning van het Nationaal Programma Groningen; een programma met veel verschillende projecten van, soms, grote omvang.

Op beheersmatig niveau liggen de accenten vooral op de implementatie herinrichting, de verdere uitrol van de verplichtingenadministratie en het tijdig en juist verwerken van alle financiële mutaties.