3.1 Paragraaf bedrijfsvoering

De opgave voor 2021

Opgave 2021

Bij de vorming van de ambtelijke organisatie van Midden-Groningen in 2017 is gestreefd naar een organisatie-inrichting die voldoende robuust was om vanaf de start in 2018 zonder al te grote haperingen te kunnen starten (wat gelukkig ook het geval bleek) én voldoende wendbaar was om toekomstige vraagstukken te kunnen oppakken. Bij de bouw van de organisatie leefde al het besef dat het direct neerzetten van een perfect op maat gesneden organisatie voor de kersverse gemeente een utopie was. Daarvoor was meerjarige ervaring nodig. We spraken daarom ook over een startorganisatie die zich gaandeweg moest ontwikkelen. De startorganisatie behelst het geheel van de organisatie(inrichting) en is dus meer dan het hiërarchische ‘harkje’. De startorganisatie gaat over de feitelijke inrichting van de organisatie (bijvoorbeeld in teams) én de manier van werken (bijvoorbeeld de mate van zelfstandigheid). Bij de bouw van de organisatie is afgesproken dat de opgedane ervaringen na enkele jaren zouden worden opgehaald met behulp van een evaluatie. 

Een evaluatie heeft al snel het karakter van ‘terugkijken en beoordelen wat niet goed is gegaan’. De basis voor deze evaluatie was anders: de focus was primair toekomstgericht waarbij is onderzocht in welke mate we klaar zijn voor de toekomst en hoe we dat kunnen blijven (of worden). De onderzoeksdoelstelling luidde dan ook: De uitkomsten van het onderzoek laten zien in welke mate Midden-Groningen klaar is voor de huidige en toekomstige opgaven, geven handvatten voor noodzakelijke aanpassingen én bovenal handvatten voor verdere ontwikkeling.


Het eerste dat in kaart is gebracht is het toekomstperspectief met de meest in het oog springende maatschappelijke trends en ontwikkelingen. Daarbij zijn landelijke thema’s die een grote impact hebben op Midden-Groningen aan de orde gekomen zoals bijvoorbeeld de klimaatopgave, energietransitie, krapte op de arbeidsmarkt, woningtekort, vergrijzing, digitalisering/technologie. Maar ook thema’s die specifiek voor Midden-Groningen en haar omgeving uitdagingen vormen zijn aan de orde gekomen zoals armoede, zwakke sociale structuur (laag zelfbeeld), natuur inclusieve landbouw/ontgroening, de ontwikkeling van nieuwe en herstructurering van oude bedrijventerreinen, aardbevingen, aardgas/zoutwinning en bereikbaarheid. Het algemene toekomstbeeld is dat we ons bewust moeten zijn van een kantelpunt in de tijd: het ongebreidelde optimisme van de afgelopen periode maakt gaandeweg plaats voor een maatschappij die angstiger en minder vrij wordt. Dit geldt landelijk maar ook lokaal. Midden-Groningen staat voor forse opgaven en heeft te maken met een dubbele opgave. Dubbel vanwege én de opgaven in het ruimtelijke domein én de opgaven in het sociale domein. 

Om verbonden te blijven met de maatschappij en met de inwoners en bedrijven (daar waar het vertrouwen van publieke instanties als de gemeente zeer onder druk staat) is de uitdaging juist in deze tijdsgeest dat organisaties steeds meer hun menselijke kanten ontwikkelen. Dat betekent onder andere op zoek gaan naar verbinding, loskomen van het nastreven van controle naar ruimte geven en van risico mijden naar (meer) zelf verantwoordelijkheid nemen. 

Om deze ontwikkeling in gang te zetten zijn aan de hand van vier thema’s adviezen geformuleerd: 

  • Gebiedsgericht werken voor een toekomstbestendige organisatie
    Neem de inwoner als basis. Werk meer vanuit de mens en minder vanuit de systemen. Maak daarmee de omslag van een systeem gedreven organisatie naar een mensgerichte organisatie ondersteund door het systeem. Zoeken naar mogelijkheden, creativiteit en verbinding vanuit de verschillende gebieden. Wees bereid om maatwerk te organiseren per gebied omdat de gebieden wel gelijkwaardig maar niet gelijk niet. 
  • Van aanbod naar behoeftegericht werken voor een toekomstbestendige organisatie
    De verbinding met de buitenwereld vraagt organisatorisch om simplificering van de bereikbaarheid. Bijvoorbeeld door het creëren van één gezicht per gebied/wijk of proces. Word partner in business met bewoners, bedrijven en partners in een faciliterende en stimulerende rol. Bied ondersteuning naar meer zelfstandigheid.
  • Interne samenwerking en integraliteit voor een toekomstbestendige organisatie
    Een sterke verbinding en samenwerking tussen de teams is noodzakelijk. De huidige omvang van de gemeente vraagt om slimme manieren om elkaar gemakkelijk te vinden op talent, projecten, kennis en expertise.
  • Mentaliteit en gedrag voor een toekomstbestendige organisatie
    De grootste uitdaging en impact valt te behalen in de mentaliteit en het gedrag van de organisatie. Eigenaarschap en gedragsvaardigheden als het gaat om integraal werken, samenwerken, verantwoordelijkheid durven te nemen en vanuit vertrouwen werken.

Dit vraagt vooral om het versterken van de (samenwerkings)vaardigheden bij medewerkers. Om dit te faciliteren, zijn aanvullende adviezen geformuleerd op het gebied van mensen & middelen en de sturing & inrichting van de organisatie. 

Veel van de bovenstaande adviezen zijn herkenbaar en sluiten aan bij al in gang gezette ontwikkelingen (zoals gebiedsgericht werken, verbeteren van de bereikbaarheid, verbeteren van vaardigheden en competenties van medewerkers). De gegeven adviezen bieden nog meer houvast voor de ingezette ontwikkelrichting.

De gegeven adviezen vormen een solide basis voor het vervolg. Een vervolg waarbij niet aan een doorlooptijd van maanden moet gedacht maar van jaren. Dat vraagt om een zorgvuldige aanpak. Vandaar dat we de adviezen willen vertalen in een meerjarig uitvoeringsplan. De verwachting is dat het uitvoeringsplan in het tweede kwartaal van 2022 gereed is. Deze adviezen werken door in alle onderdelen van de gemeentelijke bedrijfsvoering.

De activiteiten worden uitgevoerd binnen de volgende gestelde kaders:
• Besluit mandaat, volmacht en machtiging
• Kompas voor de gemeente Midden-Groningen
• Financiële verordening
• Budgethoudersregeling
• Inkoop- en aanbestedingsbeleid
• Diverse personeelsregelingen
• Controleverordening
• I&A Visie
• Projectportfolio I&A

Dienstverlening

Dienstverlening

Onze gemeente wil een sterke, wederkerige relatie opbouwen met inwoners en hun belangenorganisaties. De dienstverlening is daarbij een belangrijk speerpunt. Hiervoor is in 2020 het  'Programma Dienstverlening' gestart. In deze jaarrekening van 2021 is uitgegaan van het uitvoeringsplan dat hiervoor is geschreven. Voor 2021 zijn vier speerpunten benoemd, die in deze jaarrekening verder verantwoord worden. De uitgangspunten van het uitvoeringsplan 2021 en 2022 zijn gebaseerd op informatie uit klanttevredenheidsonderzoeken (KTO), klant-survey’s en de reality-check. De vragen zijn gebaseerd op de ambities in het Kompas, zodat de uitkomsten tevens een nulmeting zijn van de voorstellen die we daarin doen. Het KTO hebben we laten we uitvoeren door een externe partij die hierin gespecialiseerd is.

Communicatie

Communicatie

Niet veel anders dan in 2020 was het jaar 2021 ook één van werken en leven met Corona. Het vergde de nodige flexibiliteit en zoeken naar alternatieven om onze ambities op het gebied van communicatie te behalen. Dat gaf nieuwe inzichten en verbondenheid, maar was bij tijd en wijle ook niet eenvoudig. Toch hebben we als team (nieuwe) methoden van samenwerken gevonden, met aandacht voor de mens achter de collega, waardoor het werk door kon gaan. Denk dan bijvoorbeeld extra ingelaste momenten waarin medewerkers elkaar persoonlijk konden treffen of extra aandacht door persoonlijk contact. Vitaal werken vormt daarmee een elementair onderdeel in team communicatie. 

De rol van communicatie in de gemeente lag in 2021 nog meer op het adviseren en ondersteunen in de informatie-uitwisseling met inwoners, bedrijven en organisaties en de eigen organisatie. Naast de reguliere taken en de Corona maatregelen, denk aan zitting in het gemeente brede Corona- en beleidsteam. Inwoners zijn geïnformeerd over de maatregelen en er is hard gewerkt om informatie over het virus en de maatregelen aan de inwoners te communiceren. Daarnaast ondersteunt het team de burgemeester in zijn rol als boegbeeld. 
Grote programma’s en projecten ontwikkelden door of kwamen in een opstartfase terecht. Zo startte het Lokale Programma Hart voor Midden-Groningen met inmiddels 46 projecten, droeg communicatie bij aan het projectteam Gevolgen Gaswinning, aan de evaluatie van de start organisatie of de planvorming rondom het Noorderpark. 

Ook de eerste verkenningen met Participatie heeft haar intrede gedaan in het team communicatie. Gewerkt wordt aan de vorming van een gemeentelijke visie en beleid met een uitwerking naar de praktijk en het inzetten van Participatie. Ondersteuning op al ingezette initiatieven daartoe blijven hierbij niet stilstaan.

Drie pijlers die centraal stonden in onze ambities:
-    Communicatiever maken van de organisatie;
-    Professionaliseren van faciliteiten en diensten van team Communicatie;
-    Vitaal werken.

Communicatiever maken van de organisatie
Wat hebben we bereikt
-    Begrijpelijke Taal; in 2021 zijn we gestart met het trainen van schrijfcoaches. In 2022 geven we hier een gevolg aan door bij alle afdeling van de organisatie het belang van begrijpelijke taal te benadrukken en tools te faciliteren om begrijpelijker te schrijven (schrijfdagen, handleiding, uitbreiding toolkit intranet) 
-    Actieve communicatieve bijdrage aan de teksten voor de jaarrekening en begroting
-     Verbeteren sociale functionaliteit ‘werken in groepen’ op intranet;
-    Implementatie van web richtlijnen (digitale toegankelijkheid)
-    Programma dienstverlening 
-    Inzet narrowcasting 

Professionaliseren van faciliteiten en diensten van team Communicatie

-    Inzet van een monitoring-tool (OBI4WAN)
-    Beeldbank gereed voor in gebruikname
-    Kaders van onze dienstverlening zijn helder 
-    Inzet van video’s 
-    Administratie en financiën op orde

Vitaal werken
-    We geven elkaar feedback en blijven dit zorgvuldig doen (ook d.m.v. 360 graden feedback)
-    Kennisontwikkeling 
-    Het saMen-gevoel vasthouden 
-    Durf ook Nee te zeggen, niet alles is van communicatie (We letten op balans en stemmen zo nodig af met collega’s) 
-    Prioriteiten stellen en daar helder over communiceren 
-    Persoonlijk jaarplan met haalbare doelen voor 2021 
-    Insights staat op de agenda van een inspiratie ochtend


Dialoog: van buiten naar binnen 
De collegepartijen vinden het belangrijk om in gesprek met de samenleving te zijn. We willen een luisterend oor naar onze inwoners hebben en een bondgenoot zijn. Communicatie vervult hierbij een belangrijke rol. Wij stimuleren en adviseren hierin de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders. In de gemeente noemen we deze manier van werken ook wel: van buiten naar binnen werken.
Het van buiten naar binnen halen van signalen is een continu proces van team communicatie. Er zijn verschillende manieren waarop we dat doen: zo volgen we de social media, zijn we in gesprek met de gebiedsregisseurs, contactplein en organiseren we bijvoorbeeld (online)bewonersbijeenkomsten. Daarnaast werken we aan een monitoringsysteem voor social media en pers, zodat we dit nog structureler kunnen inzetten bij ons werk.

Dialoog: van binnen naar buiten
Communicatie heeft als taak om onze inwoners goed te informeren over plannen, nieuws of over regelingen. Hiervoor beheren en ontwikkelen we onze eigen communicatiekanalen. Zo hebben we een gemeentepagina in de Regiokrant, onze eigen website en eigen accounts op Facebook, Twitter en LinkedIn. Wekelijks houden we hiermee onze inwoners op de hoogte van de ontwikkelingen. We hebben daarnaast ook regelmatig contact met journalisten om besluiten, beleidsvoornemens en projecten actief te communiceren. Bovendien worden participatietrajecten ingezet voor bijvoorbeeld de NPG, Beleidsplan Begraven en het Versterkingsprogramma. Ook verzenden we persberichten of persuitnodigingen en ondersteunen we het bestuur bij persgesprekken.

Communicatie en Corona
Ook in 2021 heeft het coronavirus een groot beslag gelegd op team Communicatie, evenals op andere onderdelen van de organisatie en het college. Communicatieadviseurs maakten deel uit van het ambtelijke Corona-team en van het Gemeentelijke Beleidsteam 

Samenwerking nodig voor goede dienstverlening
Eén van de belangrijke taken van de gemeente is het leveren van diensten aan inwoners, bedrijven en andere doelgroepen. Bijvoorbeeld paspoorten, vergunningen en uitkeringen. Deze dienstverlening regelen we bij de gemeente steeds meer digitaal, bijvoorbeeld op de website. Om deze digitale dienstverlening goed te kunnen doen, is een multidisciplinaire aanpak binnen de organisatie nodig: de verschillende specialisten uit verschillende teams moeten (nog) meer samenwerken. De nieuwe website is in 2021 verder doorontwikkeld. Daarbij is doorlopend afstemming en samenwerking tussen de online-collega’s van communicatie en het contactplein. 

 

Human resource management

HRM

Human resource management
Het HR-beleid in onze organisatie is gebaseerd op de volgende pijlers:
1. Ontwikkelen persoonlijk leiderschap, gezondheid en vitaliteit in relatie tot zelforganiserende teams. 
2. Strategische personeelsplanning. 
3. E-HRM en "Basis op orde" (regelingen updaten en voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving). 
4. Werkgeversimago en arbeidscommunicatie. 

1. Ontwikkelen persoonlijk leiderschap, gezondheid en vitaliteit in relatie tot zelforganiserende teams.
De nieuwe gemeente Midden-Groningen bevindt zich in een proces van een "groei organisatie" waarin continue ontwikkeling op cultuur, competenties, kennis, team-en persoonlijke ontwikkeling met het doorleven van en uitvoering geven aan de organisatiefilosofie centraal staan. Daarbij streven we ernaar dat alle teams groeien in de mate van resultaatgerichtheid en zelforganisatie.


Persoonlijk leiderschap, gezondheid en vitaliteit hebben veel aandacht gekregen in een setting waarin er de afgelopen twee jaren vaak vanuit huis werd gewerkt en we naar een hybride vorm zijn gegroeid. Daarbij was er veel aandacht voor de persoonlijke situatie en het blijven aansluiten bij de organisatie. Er zijn grote stappen gezet in online werken en toch een gevoel van gemeenschapszin te organiseren. Dit heeft ook veel gevraagd. Het is belangrijk contact te hebben met collega’s om te kunnen blijven ontwikkelen en regelmatig werd in 2021 gehoord ‘we zien elkaar te weinig’.
Bij de evaluatie van de startorganisatie hebben medewerkers aangegeven de begeleiding van hun leidinggevenden te waarderen maar daarnaast meer behoefte aan inhoudelijke aansturing te hebben. Daar waar er in teams al voldoende vakkennis aanwezig is en waar er veel autonomie is er sprake van een grote mate van zelfstandigheid en een mate van zelforganisatie. Veel teams hebben echter ook behoefte aan het versterken en verder ontwikkelen van die vakkennis en ook aan heldere kaders en afstemming rondom steeds complexere opgaven. Daar heeft de organisatie onder andere een antwoord op gevonden door in ‘het goede gesprek’ duurzame inzet en ontwikkeling bespreekbaar te maken, in relatie tot interne mogelijkheden en beoogde resultaten.


Via het programma Organisatieontwikkeling (O&O) wordt geïnvesteerd in de cultuur, werkwijzen, omgaan met veranderingen en onderlinge samenwerking. In het opleidingsbudget wordt hier rekening mee gehouden. Via de introductie van resultaat-en ontwikkelingsgesprekken met de medewerkers worden deze ook ondersteund in het op verantwoorde en gezonde wijze kunnen uitvoeren van hun taken.


2. Strategische personeelsplanning en ontwikkeling
De organisatie vraagt om een flexibele inzet van medewerkers. Er is binnen de gemeente veel ondersteuning voorhanden, zoals loopbaancoaching, gericht opleidingsadvies en mogelijkheden voor zelfstudie. Ook participeert onze organisatie in externe platformen voor mobiliteit, met andere gemeenten en andere organisaties in de provincie en regio. Om dit alles te kunnen faciliteren is er organisatorisch een strategische personeelsplanning met een daarbij passende organisatievorm ingericht. 


Er wordt daarbij jaarlijks per team een inschatting gemaakt van de ontwikkelbaarheid van de medewerkers en daar wordt begeleiding en ontwikkeling op ingezet. Meer dan een derde van de bezetting kan nog een stap maken en ruim 10% is high potential. Deze groeipotentie vergt gerichte begeleiding. Dat geldt ook voor een deel van de medewerkers die moeilijk met de ontwikkelingen mee kan komen, daar bieden we ook gerichte begeleiding. SPP laat ook zien dat een deel van de vacatures die ontstaan door natuurlijk verloop en pensioen schaars is en waarbij werving in een zo vroeg mogelijk stadium moet worden opgestart omdat wervingsprocessen langer duren en omdat er gebruik gemaakt kan worden met over te dragen kennis van senioren die er (nog) zijn.


3. E-HRM en "Basis op orde"
Hierbij is het ondersteunen bij een betere zelfredzaamheid van managers en medewerkers bij HR-processen een belangrijke doelstelling. Hierin zijn al stappen gezet. We zetten in op slimme workflows om de HR processen te optimaliseren, waaronder stuurinformatie, indiensttreding, mutaties, doorstroom, verlof, inzetten IKB. We willen graag dat medewerkers regie nemen op hun eigen inzet en daar hoort ook een passende e-ondersteuning bij. Makkelijk kunnen vinden wat er mogelijk is binnen de gemeente en hoe iemand dat in gang kan zetten. Dit draagt bij aan ‘goede zorg’, duidelijkheid en goed werkgeverschap. 


4. Werkgeversimago en arbeidscommunicatie. 
De (gemeentelijke) overheid heeft het moeilijk in de concurrentieslag op de arbeidsmarkt op zoek naar goed opgeleide medewerkers. Daarom is het belangrijk om de gemeente als aantrekkelijke werkgever in deze arbeidsmarkt te positioneren. We hebben in 2021 een arbeidsmarktbenadering gekozen die herkenbaar is qua uitstraling en die mensen uitgenodigd bij ons te willen komen werken. Er moet geïnvesteerd blijven worden in een aantrekkelijk werkgeverschap met aantrekkelijke functies, het verder ontwikkelen van een goede werkomgeving en een goed pakket (secundaire) arbeidsvoorwaarden. We betreden daarbij andere dan de gebruikelijke wegen en merken dat het aantal reacties stijgt op sommige functies, maar realisme is ook aan de orde; voor functies waar weinig kandidaten voor beschikbaar zijn wordt het heel spannend om deze ingevuld te krijgen en de komende jaren.

Informatisering en automatisering

I&A

In 2020 is de I&A-visie 2020-2023 vastgesteld. In de I&A-visie 2020-2023 worden voor de komende paar jaar de voor onze gemeente relevante ICT-ontwikkelingen geschetst. Dat doen we door de ICT-ontwikkelingen langs 6 sporen uit te werken:
1. Goede en betrouwbare dienstverlening
2. Regievoering en ketensamenwerking
3. De data gedreven gemeente
4. Doorontwikkeling bedrijfsvoering
5. De basis op orde
6. Doorontwikkeling van de informatiefunctie


Samen met de nieuwe I&A-visie is ook een projectenportfolio voor 2020 en 2021 vastgesteld. De projecten zijn ingedeeld naar de in de I&A-visie genoemde 6 sporen.

Goede en betrouwbare dienstverlening: 

  • E-dienstverlening: er zijn digitale loketten voor WOZ en GKB gerealiseerd.
  • Er is een nieuw zaaksysteem gerealiseerd waarmee de bestuurlijke besluitvorming wordt ondersteund, waarin de digitale archivering plaatsvindt en waarmee de afhandeling van zaken wordt bijgehouden. Ook is een zogenaamde zoekmachine voor het opzoeken van oude zaken in gebruik genomen.
  • In regionaal verband is samen met de RIGG en andere gemeenten georiënteerd op een nieuw systeem voor de afhandeling van de jeugdhulp. 
  • Bij de IBOR is voor de afvalinzameling een nieuw containermanagementsysteem in gebruik genomen.
  • Gestart is met de voorbereiding voor de aanbesteding en implementatie van een Raadsinformatiesysteem in verband met het aflopen van het contract.

Regievorming en ketensamenwerking:

  • Voor de invoering van de Omgevingswet is aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) voorbereid in de vorm van specifiek daarvoor benodigde software. De feitelijke aansluiting is vertraagd als gevolg van het uitstel van de invoering van deze wet.
  • Er is een nieuw regiesysteem in gebruik genomen waarmee de sociale teams hun klantgegevens kunnen bijhouden.

Datagedreven gemeente:

  • De invoering van de Wet Open Overheid is doorgeschoven naar 2022.
  • Er is een datateam in het leven geroepen dat op basis van beschikbare data data-analyses voor de organisatie maakt.


Doorontwikkeling bedrijfsvoering:

  • De bedrijfsvoering van de BWRI en de GKB zijn gedigitaliseerd. 

Basis op orde:

  • Er is een nieuw beleid informatiebeveiliging vastgesteld voor de periode 2022-2024. Daarin krijgt ook de invoering van de Baseline informatiebeveiliging (BIO) een belangrijke plek en daarnaast maatregelen om grootschalige hacks te voorkomen.
  • De voor de nieuwbouw van Huis van Cultuur en Bestuur benodigde ICT is gerealiseerd.
  • Er is Planning en control software in gebruik genomen.

Facilitaire zaken

Facilitaire zaken

Vastgoed 
Op dit moment is een gedeelte van de medewerkers van Midden-Groningen gehuisvest in het Huis van Cultuur en Bestuur waarin ook Het Kielzog en de bibliotheek zijn gehuisvest. Het gemeentehuis is ingericht volgens de principes van Activiteit Gericht Werken. De huren van de tijdelijke locaties zijn opgezegd.
In 2021 heeft er positieve besluitvorming omtrent de huisvesting van de medewerkers van het Bedrijf voor Werk, Re-integratie en Inkomen (BWRI) plaatsgevonden. Zo wordt ook voor de medewerkers BWRI kwalitatieve en duurzame huisvesting gerealiseerd. 


Beheer en onderhoud gebouwen 
Op het gebied van beheer is in 2020 voor het vastgoed een duurzame meerjarige onderhoudsplanning opgesteld. Dit was een actiepunt uit de duurzaamheidsvisie 2019-2022. Deze onderhoudsplanning is in 2021 geactualiseerd en wordt in 2022 in samenhang gebracht met het vastgoedbeleid.


Strategie op gemeentelijke gebouwen 
Na de herindeling werden verschillen binnen de gemeente op het gebied van spreiding, facilitering en subsidiering zichtbaar. Het rekenkamer onderzoek maakte deze verschillen zichtbaar en adviseerde hier actie op te ondernemen. Op het gebied van beleid is er in 2020 gestart met het opstellen van beleid omtrent het maatschappelijk vastgoed. Het beleid is teruggebracht naar twee onderdelen voorzieningenbeleid en vastgoedbeleid die in onderlinge samenhang worden vastgesteld. In 2021 zijn de kaders uitgewerkt en met de raad besproken. In 2022 wordt het vastgoedbeleid ter besluitvorming voorgelegd aan de raad.

Facilitaire ondersteuning

Het team Facilitair voorziet de medewerkers en gebruikers in de facilitaire dienstverlening. Door de centrale huisvesting in het Huis van Cultuur en Bestuur vindt de facilitaire dienstverlening efficiënter plaats. De locaties Slochteren, Muntendam en Kerkstraat te Hoogezand zijn buitengebruik gesteld voor de huisvesting van ambtenaren. Het nieuwe activiteitgericht werken heeft invloed op de bedrijfsvoering van het team Facilitair. De dienstverlening wordt door het nieuwe concept eenduidiger  uitgevoerd. In 2021 is Facilitair gestart met een hervorming van het team. Er zijn verbeteringen aangebracht in de facilitaire organisatie en dienstverlening. Hierbij valt te denken aan de inzet van personeel, aanbestedingen en contracten. Deze ontwikkeling loopt door in 2022.

Planning & Control

P&C

De besluitvorming in de Tweede Kamer over de rechtmatigheidsverantwoording heeft nog niet plaatsgevonden. Er wordt nu uitgegaan van invoering bij het boekjaar 2022. Dit betekent dat over 2021 de reguliere marges van 1% en 3% voor fouten en onzekerheden nog van toepassing zijn. In november heeft de accountant de interimcontrole uitgevoerd, mede op basis van de uitgevoerde interne controles over het eerste halfjaar 2021. Dit heeft geleid tot een positieve management letter van de accountant over de kwaliteit van de interne processen. De interne controles over het tweede halfjaar worden betrokken bij de jaarrekeningcontrole. 

Door corona heeft het geplande onderzoek naar startersleningen, verzilverleningen en stimuleringsleningen nog niet plaatsgevonden. Dit is doorgeschoven naar 2022. 

Juridische zaken en inkoop

Juridische zaken en inkoop

Inkoop creëert waarde voor burgers, bedrijven en interne klanten. Hiervoor zijn in 2021 106 aanbestedingen uitgevoerd in een mix van Europees en meervoudig- en enkelvoudig onderhands. Van de totale beïnvloedbare spend is in 2021 ruim 70% binnen een cirkel van 30 kilometer van Midden-Groningen besteed. Social return, voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, wordt succesvol ingezet. Het afgelopen jaar zijn de inkoopprocessen grotendeels gedigitaliseerd en zijn de voorbereidingen getroffen om een contractregistratie systeem in gebruik te nemen.

Financiën

Financiën

In 2021 is Pepperflow geïmplementeerd, de tool die onze P&C-cyclus ondersteunt. Voor het opstellen van de begroting 2022 is Pepperflow voor het eerst succesvol ingezet. Ook voor de jaarrekening 2021 en de periodieke P&C rapportages wordt Pepperflow nu naar tevredenheid ingezet.

In 2021 is een begin gemaakt met een project om onze financiële administratie te vereenvoudigen en inzichtelijker te maken voor alle gebruikers. Daarbij moeten we natuurlijk nog steeds voldoen aan de informatiebehoefte, zowel ambtelijk als bestuurlijk en ook aan de wettelijke eisen zoals bijvoorbeeld de BBV. De resultaten verwachten we voor het eerst zichtbaar te maken in de begroting 2023. 

De programma-organisatie voor de NPG-projecten is in het afgelopen jaar definitief ingericht en ook de bijbehorende financiële advisering en ondersteuning. In 2022 wordt, in het verlengde van het project, vereenvoudiging en inzichtelijker maken financiële administratie en in overleg met de programma organisatie NPG verder uitgewerkt. 

Ook in 2021 lag de focus van financieel beheer op het snel verwerken en betaalbaar stellen van de facturen. De nagestreefde betaaltermijn van maximaal 30 dagen is ruimschoots gehaald, deze termijn lag tussen de 10 en 15 dagen. 

Daarnaast is geïnvesteerd in het verder uitrollen van de e-facturering en de verplichtingenadministratie. Wat we zien, is dat er een aantal bedrijven nog niet aan eisen voor e-facturering kan voldoen. Incidenteel komt er een verzoek binnen voor het aan kunnen aanbieden van een e-factuur. De verplichtingenadministratie is nu voor een aantal teams ingevoerd en wordt in 2022 vervolgd. 

Binnen het team is in 2021 geïnvesteerd in “verjonging”. We zien dat in de komende jaren een ruim percentage van onze medewerkers met pensioen gaat. Daarom hebben we in 2021 een begin gemaakt met het aantrekken van trainees, jong talent dat we door middel van intern werken en extern leren perspectief willen bieden op een mooie loopbaan bij de gemeente Midden-Groningen. 

Door de coronacrisis is ook in 2021 sprake geweest van veel thuiswerken. We zien dat collega’s steeds meer vertrouwd raken met thuiswerken en voorzien voor de toekomst een passende combinatie van thuis en op locatie werken.