3.1 Paragraaf bedrijfsvoering

De opgave voor 2022

Van startorganisatie...

Vanaf 2018 werken we in de nieuwe gemeente Midden-Groningen . Wetende dat er ondanks de goede voorbereiding op de herindeling nog verbeterpunten zouden zijn, spraken we, vanaf 1 januari 2018, van een zogenaamde startorganisatie. In de startorganisatie was de uitdaging om een nieuwe werkwijze te vinden, die aansloot bij een nieuwe gemeente met een nieuwe schaal.  Dat moet groeien. In de startorganisatie werkten we in eerste instantie toe naar stabiliteit om zo goed mogelijk alle taken op het gebied van dienstverlening, beheer, beleid en bestuur te kunnen uitvoeren.

...naar ontwikkelorganisatie.

Ondertussen zijn we het stadium van de startorganisatie voorbij.  We gaan in het kader van de ontwikkelorganisatie in 2022 werken aan de volgende thema' s: 

  • Het doorvoeren van de verbeterpunten die zijn voortgekomen uit de evaluatie van de startorganisatie;
  • Opgavegericht werken met speciale aandacht voor projectmatig- en programmatisch werken (onder andere voor het NPG);
  • Het ontwikkelen van externe gerichtheid (van buiten naar binnen);
  • Vitaal werken met een gezonde werkbalans.

De activiteiten worden uitgevoerd binnen de volgende gestelde kaders:
• Besluit mandaat, volmacht en machtiging;
• Kompas voor de gemeente Midden-Groningen;
• Financiële verordening;
• Budgethoudersregeling;
• Inkoop- en aanbestedingsbeleid;
• Diverse personeelsregelingen;
• Controleverordening;
• I&A Visie;
• Projectportfolio I&A.

Dienstverlening

Het dienstverleningsconcept van de organisatie is gebaseerd op hostmanship (gastheerschap en vakmanschap) waarbij de relatie tussen de professional en de klant (inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties) centraal staat. De dienstverlening kenmerkt zich door: af te stemmen op de doelgroepen, continu te verbeteren, klanttevredenheid te monitoren en te investeren in co-creatie.

Vanuit het Kompas en in lijn met de nieuwe dienstverlening is gekozen voor een nieuw organisatieconcept. Dit nieuwe organisatieconcept zet in op zelforganisatie waarin de professionals en teams centraal staan. De organisatie is plat en dynamisch met korte lijnen, weinig managementlagen, en bestaat uit teams die in (tijdelijke) teamverbanden aan maatschappelijke opgaven werken. Dit leidt tot meer ruimte voor de professionals om optimaal in te spelen op de behoefte van de klant. Dit leidt tot gemotiveerde medewerkers en tot flexibiliteit van de organisatie om maatschappelijk vraagstukken met partners op te pakken. Daarbij gaat de gemeente uit van zoveel mogelijk zelforganisatie, waarbij professionals en teams het ’hoe’ bepalen. Dit is echter geen zelfsturing; het college bepaalt namelijk de doelen en prioriteiten van de organisatie op basis van hun analyse van maatschappelijke vragen (de ‘wat’ vraag) en zorgt daarmee samen met de directie voor de inhoudelijke aansturing.

Communicatie

Communicatie heeft in de gemeente een adviserende en ondersteunende rol in de informatie-uitwisseling met inwoners, bedrijven en organisaties. Daarnaast heeft communicatie ook een adviserende, ondersteunende en coachende rol voor interne collega’s, directie en college.

Dialoog: van buiten naar binnen
De collegepartijen vinden het belangrijk om in gesprek met de samenleving te zijn. We willen een luisterend oor naar onze inwoners hebben en een bondgenoot zijn. Communicatie vervult hierbij een belangrijke rol. Wij stimuleren en adviseren hierin de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders. In de gemeente noemen we deze manier van werken ook wel: van buiten naar binnen werken.
Het van buiten naar binnen halen van signalen is een continu proces van team communicatie. Er zijn verschillende manieren waarop we dat doen: zo volgen we de social media, zijn we in gesprek met de gebiedsregisseurs, contactplein en organiseren we bijvoorbeeld (online)bewonersbijeenkomsten. Daarnaast werken we aan een monitoringsysteem voor social media en pers, zodat we dit nog structureler kunnen inzetten bij ons werk.

Dialoog: van binnen naar buiten
Communicatie heeft als taak om onze inwoners goed te informeren over plannen, nieuws of over regelingen. Hiervoor beheren en ontwikkelen we onze eigen communicatiekanalen. Zo hebben we een gemeentepagina in de Regiokrant, onze eigen website en eigen accounts op Facebook, Twitter en LinkedIn. Wekelijks houden we hiermee onze inwoners op de hoogte van de ontwikkelingen. We hebben daarnaast ook regelmatig contact met journalisten om besluiten, beleidsvoornemens en projecten actief te communiceren. Bovendien worden participatietrajecten ingezet voor bijvoorbeeld de NPG, Beleidsplan Begraven en het Versterkingsprogramma. Ook verzenden we persberichten of persuitnodigingen en ondersteunen we het bestuur bij persgesprekken.

Communicatie en Corona
In 2021 heeft het coronavirus een groot beslag gelegd op team Communicatie, evenals op andere onderdelen van de organisatie. Communicatieadviseurs maken deel uit van het ambtelijke Corona-team en van het Gemeentelijke Beleidsteam. Er is hard gewerkt om informatie over het virus en de maatregelen aan de inwoners te communiceren. Daarnaast ondersteunt het team de burgemeester hierbij in zijn rol als burgervader en boegbeeld.

Samenwerking nodig voor goede dienstverlening
Eén van de belangrijke taken van de gemeente is het leveren van diensten aan inwoners, bedrijven en andere doelgroepen. Bijvoorbeeld paspoorten, vergunningen en uitkeringen. Deze dienstverlening regelen we bij de gemeente steeds meer digitaal, bijvoorbeeld op de website. Om deze digitale dienstverlening goed te kunnen doen, is een multidisciplinaire aanpak binnen de organisatie nodig: de verschillende specialisten uit verschillende teams moeten (nog) meer samenwerken. De nieuwe website is in 2021 verder doorontwikkeld. Daarbij is doorlopend afstemming en samenwerking tussen de online-collega’s van communicatie en het contactplein. Ook in 2022 vragen de werkzaamheden voor de website nog veel tijd en capaciteit van ons team.

Interne communicatie
Het is van groot belang dat verschillende teams en organisatieonderdelen in contact zijn en blijven met elkaar. Zeker ook in deze tijden van corona. Goede en proactieve communicatie is dan het cement dat de organisatie stevigheid geeft. In 2022 blijven we aandacht geven aan het intranet: de inrichting ervan en het gebruik ervan door onze collega’s.
Ook het thema “Begrijpelijke taal” blijft in 2022 actueel. Vanuit team Communicatie zijn verschillende mogelijkheden ontwikkeld om collega’s bij het schrijven van teksten te coachen en te ondersteunen.

Bij de evaluatie startorganisatie is het team communicatie nauw betrokken. De communicatie voor de hele organisatie over dit onderwerp verloopt zowel online als offline.

Human resource management

Ons HR-beleid richt zich op een gezonde, vitale en toekomstbestendige organisatie. Het gaat daarbij om het vergroten van de slagkracht van de organisatie bij de taakuitvoering en ontwikkeling daarvan. We richten ons zowel op de organisatie als mens, waarbij:

  • We willen dat onze mensen lang gezond kunnen doorwerken (duurzame inzetbaarheid), veerkrachtig zijn en verandervermogen hebben;
  • Er plaats is voor iedereen, ongeacht afkomst, beperking of geaardheid. We noemen dat inclusief werkgeverschap;
  • De juiste mens op de juiste plek werkt.

Dit beleid wordt verankerd in 5 centrale thema's:

  1. Ontwikkelen persoonlijk leiderschap, gezondheid en vitaliteit in relatie tot zelforganiserende teams;
  2. Strategische personeelsplanning;
  3. E-HRM;
  4. "Basis op orde" (regelingen updaten en voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving);
  5. Werkgeversimago en arbeidsmarktcommunicatie.

Deze verankering wordt beleidsmatig verder ontwikkeld door uitwerking van die thema's in een aantal onderwerpen. Deze onderwerpen worden projectmatig aangepakt op basis van een jaarplan om daarna geïmplementeerd te worden in de staande lijnorganisatie.

Ontwikkeling teams
De gemeente Midden-Groningen is voortdurend in beweging. Dat is ook niet vreemd voor zo'n jonge organisatie. Om die beweging richting te geven is het programma Organisatieontwikkeling gestart in 2018. Dit programma gaat door in 2022. Een belangrijk doel is dat medewerkers en teams zich de organisatiefilosofie eigen maken. Belangrijke onderwerpen in dit verband zijn resultaatgerichtheid, zelforganisatie, continue ontwikkeling op cultuur, competenties, kennis team- en persoonlijke ontwikkeling. Daarbij streven wij er naar dat alle teams groeien in de mate van resultaatgerichtheid en zelforganisatie.
Evaluatie van de startorganisatie. Bij de start van de gemeente Midden-Groningen is afgesproken dat de startorganisatie geëvalueerd wordt. Met startorganisatie wordt bedoeld de manier waarop de heringedeelde gemeentelijke organisatie in 2018 is ingericht. In de tweede helft van 2021 is gestart met deze evaluatie.

Mobiliteitsbeleid
Het doel van ons mobiliteitsbeleid is om de juiste medewerker op het juiste moment op de juiste werkplek te hebben. We willen medewerkers helpen dat ze op een werkplek / functie zitten waar ze het beste tot hun recht komen. Dit vraagt van medewerkers en leidinggevenden dat ze voortdurend op een goede wijze met elkaar in gesprek zijn over hun kennis, vaardigheden, de opgaven, te behalen resultaten én de benodigde ondersteuning daarbij. In het Goede Gesprek is dit vorm gegeven. Als deze gesprekken resulteren in de stap naar een andere functie, zowel intern als extern, dan ondersteunen wij de medewerker hierin door begeleiding, loopbaanonderzoek, coaching en opleidingen.

Bij de gemeentelijke herindeling is aan de medewerkers een werkgarantie voor de periode van 5 jaar geboden. Het kan zijn dat het verstrijken van deze termijn en de evaluatie van de startorganisatie ertoe leidt dat meer mensen ander werk krijgen of op een andere manier moeten gaan werken. Dit kan dan leiden tot een groter beroep op het mobiliteitsbeleid.
Ook door de behoefte aan persoonlijke ontwikkeling bij de medewerkers kan de wens ontstaan om de loopbaan in een andere functie intern of extern voort te zetten. Als werkgever hebben wij besloten de medewerker bij deze stappen te ondersteunen en indien mogelijk te faciliteren. Daarnaast vraagt onze organisatie om flexibele medewerkers.
Meerdere mobiliteitsfaciliteiten worden ook hiervoor benut. Medewerkers krijgen ondersteuning bij het realiseren van hun loopbaanwensen. Een digitaal mobiliteitsplatform dat hen hierbij ondersteunt is operationeel. Ook neemt onze organisatie met andere gemeenten en andere organisaties in de provincie en regio deel aan websites voor mobiliteit.

Leren en ontwikkelen
We ondersteunen de ontwikkeling van de teams en de ontwikkeling van kennis en vaardigheden bij de individuele medewerker. Dat doen we door hen opleidingsmogelijkheden te bieden.
Om input te krijgen op nieuwe kennis en vaardigheden wordt ruimte geboden aan stagiairs en trainees. We willen daarom het aanbieden van stageplaatsen en traineeships in onze organisatie stimuleren.

Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim
Sinds de start van Midden-Groningen is het ziekteverzuim aanvankelijk gestegen, maar nu is hierin een daling te zien. Toch valt er met een ziekteverzuimpercentage van rond de 6% (percentage juni 2021) nog winst te behalen richting een verdere daling. Daarom blijven wij investeren in het ziekteverzuimbeleid.

Met de ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis (Huis van Cultuur en Bestuur) is er ook een verbetering gekomen in de werkplekken van de medewerkers. Daarnaast wordt er ook als gevolg van de coronamaatregelen en de visie op het flexibele werken in het nieuwe gemeentehuis meer dan ooit thuis gewerkt. Wij willen goed in beeld krijgen wat het effect van het vele thuiswerken is op de arbeidsomstandigheden van de individuele medewerker. Denk aan het inrichten van een goede werkplek thuis. We willen onze medewerkers zo goed mogelijk helpen en binnen de mogelijkheden van onze organisatie ondersteunen. In het beleid wordt uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker in combinatie met de ondersteunende en coachende rol van de teamleiders. Het eigen-regiemodel is de centrale spil in het ziekteverzuimbegeleidingsbeleid.

Flexibiliteit en werkdruk
De actuele werkomstandigheden hebben (mede) als gevolg van de coronamaatregelen bij een deel van de medewerkers geleid tot een (gevoel van) hogere werkdruk en soms ook verlies van aansluiting met de collega's en de organisatie. Naast invloed van de coronamaatregelen op het werk speelt ook dat werkwijzen en organisatiecultuur veranderen en dat werkprocessen steeds meer in de praktijk vorm krijgen. Dit zijn nog geen routines en moeten nog verder inslijten. Van medewerkers wordt hierdoor een hogere flexibiliteit gevraagd. Bekend is dat zo'n ontwikkeling kan leiden tot onzekerheid en gevoel van hoge werkdruk en stress. Via het programma Organisatieontwikkeling (O&O) wordt geïnvesteerd in deze cultuurontwikkeling, werkwijzen, omgaan met veranderingen en onderlinge samenwerking. In het opleidingsbudget wordt hiermee rekening gehouden. Via de introductie van resultaat- en ontwikkelingsgesprekken met de medewerkers worden zij ondersteund in het op een verantwoorde en gezonde wijze kunnen uitvoeren van hun taken.

Arbeidsmarkt en werkgeversimago
De concurrentie op de arbeidsmarkt is een belangrijk item. De (gemeentelijke) overheid heeft het moeilijk in het zoeken en vinden van goed opgeleide en gekwalificeerde medewerkers. Daarom is het belangrijk om de gemeente als aantrekkelijke werkgever in deze arbeidsmarkt neer te zetten. Daarvoor is in 2021 een arbeidsmarktcommunicatiestrategie ontwikkeld. Een krachtig punt hierin is dat onze organisatie voor medewerkers met ambitie een groot aantal aantrekkelijk en uitdagende opgaven heeft. Ook het nieuwe gemeentehuis is een sterk wapen in onze aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt. De invoering van de nieuwe strategie is in volle gang.

Voor bepaalde gemeentelijke functies of taken is het extra moeilijk om goed opgeleide medewerkers te krijgen. De arbeidsmarkt op deze functies is gewoon heel schaars. Daarom is het nodig om extra te investeren in het opleiden van medewerkers voor deze functies en taken. Dat doen we door goede contacten te onderhouden met opleidingsorganisaties (MBO en HBO). Daarnaast moedigen wij collega's aan om van elkaar te leren. Tot slot besteden we de komende tijd meer aandacht aan de wijze waarop wij de arbeidsmarkt benaderen. Dit doen we met een nog in te richten recruitmentteam / wervingsteam vanuit HR en Communicatie.

Inclusief werkgeverschap
We willen een organisatie zijn waar iedereen met plezier werkt. Afkomst, beperkingen of geaardheid mogen hierin geen belemmering vormen. Het komende jaar willen we het inclusief werkgeverschap ook als onderdeel in het HR-beleid opnemen en in de praktijk verder vormgeven.

Integriteitsbeleid
Integer handelen is een voorwaarde om bij de overheid te kunnen werken. Via de ontwikkeling van een gedragscode integriteit en een klokkenluidersregeling willen wij dit ook formeel in onze organisatie verankeren.

E-HRM
Digitalisering is een speerpunt in het HRM-beleid. Ingezet wordt op stevige en actuele managementinformatiesystemen en het bieden van digitale mogelijkheden voor medewerkers en leidinggevenden. Doel is het ondersteunen van management en medewerkers bij een betere zelfredzaamheid. Hierin is al een aantal stappen gezet. In de komende jaren zal deze ontwikkeling verder worden doorgezet.

Informatisering en automatisering

In 2020 is de I&A-visie 2020-2023 vastgesteld. In de I&A-visie 2020-2023 worden voor de komende paar jaar de voor onze gemeente relevante ICT-ontwikkelingen geschetst. Dat doen we door de ICT-ontwikkelingen langs 6 sporen uit te werken:

  1. Goede en betrouwbare dienstverlening;
  2. Regievoering en ketensamenwerking;
  3. De data gedreven gemeente;
  4. Doorontwikkeling bedrijfsvoering;
  5. De basis op orde;
  6. Doorontwikkeling van de informatiefunctie.

Samen met de nieuwe I&A-visie is ook een projectenportfolio voor 2020 en 2021 vastgesteld. De projecten zijn ingedeeld naar de in de I&A-visie genoemde 6 sporen.

Voor 2022-2023 wordt een nieuw I&A-plan gemaakt, waarbij de I&A-visie niet wordt aangepast. Wel worden de onderwerpen uit de 6 sporen geactualiseerd en kunnen nieuwe onderwerpen worden toegevoegd. Mogelijke nieuwe onderwerpen zijn robotisering, common ground en nieuwe wetgeving, zoals de archiefwet.

Er wordt een nieuwe projectenkalender opgesteld voor 2022-2023.  Daarin staan ook projecten van 2021 die doorlopen in of doorschuiven naar 2022. Dat betreft in ieder geval:

  • E-dienstverlening (E-formulieren, self service, apps, mijnoverheid.nl);
  • Aanbesteding en implementatie burgerzakenapplicatie (loopt door in 2022);
  • Aanbesteding en implementatie WMO-systeem, mogelijk gecombineerd met een jeugdsysteem;
  • Aanbesteding en implementatie Raadsinformatiesysteem (i.v.m. aflopen contract);
  • Vertaling Meerjarenprogramma GGU van VNG Realisatie naar jaarschijven;
  • Wettelijke verplichtingen, zoals de archiefwet en de Wet Open Overheid; 
  • Implementatie Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) als gevolg van het uitstel van de omgevingswet;
  • Invoering Baseline informatiebeveiliging (BIO).

Facilitaire zaken

Vanaf de oplevering van het nieuwe gemeentehuis in september 2021 is ook het team Facilitair weer centraal in Hoogezand gehuisvest. Het team Facilitair voorziet de medewerkers en gebruikers in de facilitaire dienstverlening. Door de centrale huisvesting in het Huis van Cultuur en Bestuur kan de facilitaire dienstverlening efficiënter plaatsvinden. De locaties Slochteren, Muntendam en Kerkstraat te Hoogezand zijn inmiddels vrijwel buitengebruik gesteld. Ook het nieuwe activiteitgericht werken heeft invloed op de bedrijfsvoering van het team Facilitair. De dienstverlening kan door het nieuwe concept eenduidiger worden uitgevoerd. In 2021 is Facilitair gestart met een hervorming van het team. Er worden verbeteringen aangebracht in de facilitaire organisatie en dienstverlening. Hierbij valt te denken aan de inzet van personeel, aanbestedingen en contracten. Deze ontwikkeling loopt door in 2022.

Gebouwenbeheer

Voorafgaand aan de herindeling zijn alle gemeentelijke gebouwen geïnspecteerd en zijn er meerjarenonderhoudsplannen opgesteld. Direct na de herindeling heeft er een rekenkameronderzoek plaatsgevonden naar het gemeentelijk vastgoed en vastgoedbeleid. De jaren daarna is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen uit dit rekenkameronderzoek. De aanbevelingen waren gericht op de beleidsmatige uitvoering van het houden en beheren van het vastgoed. Op het gebied van beheer zijn er in de jaren na de herindeling veel veranderingen in de organisatie van het beheer aangebracht. Met name in het beheren van gegevens zijn grote stappen gemaakt. Op dit moment zijn alle punten uit het rekenkameronderzoek afgerond. In 2022 wordt er vooral aandacht besteed aan de organisatie van het beheer. Er wordt ingezet op het regievoeren, waarin het team een transitie gaat maken van uitvoering naar een beheersmatige situatie. Het doel is om voornamelijk op afstand sturing te krijgen op het vastgoed. De sturing wil het team bereiken door haar contracten slimmer in te richten en het gegevensbeheer een nog centraler onderdeel te geven. Het verkrijgen van sturing op de contracten is iets wat een langere looptijd heeft, omdat dit afhankelijk is van de reeds afgesloten contracten en aanbestedingen.

Het gegevensbeheer gaan we verder professionaliseren en geven we een centralere rol binnen het team. Hiermee kunnen we uw raad beter informeren over het vastgoed. Dit was ook een van de punten uit het rekenkameronderzoek: “De raad wordt aanbevolen om het college te verzoeken om in de P&C-documenten informatie op te nemen die nodig is om de doeltreffendheid en doelmatigheid van de uitvoering van het vastgoedbeleid te kunnen controleren”. In deze begroting maken we een stap in de verbetering van de gegevensvoorziening over vastgoed. Vastgoed is nu nog verspreid over meerdere paragrafen maar wordt, naarmate de gegevensvoorziening verbetert, mogelijk een specifieke paragraaf. In deze begroting geven we door visualisaties en toelichting op de lopende processen een duidelijker beeld over vastgoed. We verwachten in 2022 nog meer inhoud te kunnen geven aan vastgoed in de P&C documenten.

Planning & Control

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld. Op het moment van schrijven van deze begroting gaan we uit van invoering per 2022. De rechtmatigheidsverantwoording heeft tot gevolg dat colleges van burgemeester en wethouders zélf verantwoordelijk zijn voor de afgifte van de rechtmatigheidsverantwoording, waar voorheen de (externe) accountant controleerde of de gemeente de wet- en regelgeving heeft gevolgd en rechtmatig heeft gehandeld.

Vanaf de jaarrekening 2022 (onder voorbehoud van de wetswijziging) toetst de accountant de getrouwheid van de lasten en baten en balansmutaties en het college de rechtmatigheid. De accountant geeft daarbij wel een oordeel over de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording. De raad heeft de kaders met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording in juni 2021 vastgesteld. Hierin is ook toegelicht hoe de organisatie met het zogenaamde three lines of defence model de controle op rechtmatigheid vormgeeft.

In 2022 wordt geen onderzoek 213a uitgevoerd in verband met enerzijds de vorming van een nieuwe raad en college en anderzijds de werkzaamheden rond de evaluatie van de startorganisatie.

Juridische zaken en inkoop

Het team juridische zaken en inkoop bevordert de juridische kwaliteit van de te leveren producten en diensten zodat deze voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Ze ondersteunt het bestuur en de organisatie door juridische- en inkoopadvisering te bieden bij beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering.

De juridische advisering aan het bestuur en de organisatie vindt plaats op zowel publiekrechtelijk als privaatrechtelijk terrein. Dit betreft gevraagde advisering en ook advisering vanuit een proactieve rol. Ter ondersteuning van de juridische advisering heeft in februari 2020 een aanbesteding plaatsgevonden om te komen tot één advocatenkantoor voor juridische diensten. Yspeert Advocaten heeft deze aanbesteding gewonnen en fungeert derhalve vanaf februari als de huisadvocaat van Midden-Groningen. Met het binnenhalen van een huisadvocaat wordt ingezet op  een tweetal doelen. Allereerst de beheersing van de kosten voor externe juridische diensten en ten tweede het verhogen van de juridische kwaliteit in de organisatie. Na anderhalf jaar samenwerking met de huisadvocaat zien we steeds meer partnerschap ontstaan: advocaten en juridisch adviseurs werken samen aan complexe juridische vraagstukken. Hierdoor wordt de juridische kwaliteit verhoogd.

Daarnaast draagt het team zorg voor de ondersteuning van de commissie bezwaarschriften en de behandeling van klachten. Het accent ligt hierbij op een adequate afhandeling van bezwaarschriften en klaagschriften, indien mogelijk door toepassing van de informele aanpak door de klachtbemiddelaar. Klachten worden in eerste instantie behandeld door de klachtenbemiddelaar. Indien dit niet leidt tot een aanvaardbare oplossing voor de inwoner, wordt de klacht formeel behandeld. In 2022 blijven we werken aan het versterken van de rol van de klachtbemiddelaar om zodoende in een vroeg stadium te komen tot een aanvaardbare oplossing voor geschillen en het verhogen van klanttevredenheid.

Overige taken van het team zijn de afwikkeling van WOB-verzoeken, de toetsing van de elektronische bekendmaking van gemeentelijke regelgeving, behandelen van schadeclaims, regie voeren op de inzet van externe juridische inhuur, het signaleren van aflopende contracten en het begeleiden van het proces bij aanbestedingen.

Financieel beheer

In 2021 zijn we bij het team Integraal beheer openbare ruimte (Ibor) gestart met een pilot voor het voeren van een verplichtingenadministratie. Met een verplichtingenadministratie leggen we vast welke financiële verplichtingen we aangaan. Het doel hiervan is om nog meer in control te komen, doordat we, op elk moment in het jaar, zo goed als mogelijk de totale kosten kunnen inschatten.  In het najaar van 2021 wordt de pilot geëvalueerd. Wanneer de pilot positief wordt bevonden, gaan we de verplichtingenadministratie in 2022 verder in de organisatie uitrollen. Hierbij wordt gekeken naar de praktische invulling en wensen van de teams. Daarnaast willen we verder investeren in de herinrichting van de financiële administratie en het benutten van de functionaliteiten van het financieel systeem.

Financieel advies

Belangrijk aandachtspunt voor 2022 blijft het verder optimaliseren van de Planning & Control documenten. In 2022 willen we hiervoor het gebruik van ons financiële systeem nader analyseren, inrichten op de schaalgrootte van onze gemeente en waar mogelijk vereenvoudigen. Dit heeft naar verwachting impact op de wijze van ondersteuning van budgethouders en onze eigen werkprocessen. Doelstellingen zijn verbetering van de ondersteuning naar budgethouders, efficiëntere werkprocessen en vereenvoudiging van de inrichting van het systeem.

We willen de afstemming tussen adviseurs en budgethouders verbeteren en structureren. De uitkomsten van het traject van adviseur naar businesspartner nemen we daarin mee.

Naast de reguliere ondersteuning en advisering richten we ons op heldere advisering en ondersteuning van het Nationaal Programma Groningen; een programma met veel verschillende projecten van soms grote omvang.